www.intelliExperts.de – TPG The Project Group ist ein internationaler Anbieter von Beratung und IT-Lösungen, der seit über 20 Jahren Unternehmen aller Branchen bei der Einführung und Verbesserung ihres unternehmensweiten Projektmanagements unterstützt. Mit Standorten in Europa, Nordamerika und Afrika sowie einem Netzwerk von Partnern unterstützt das Unternehmen die PM-Branche weltweit. Lesen Sie in diesem Gastbeitrag der TPG The Project Group mehr zu den Vorteilen und Argumenten für optimale Ressourcenplanung. Und wenn Sie das Thema Ressourcenplanung generell interessiert, dann finden Sie im Beitrag einen Link zu einem umfassenden Leitfaden.

Eine gute Ressourcenplanung bringt viele Vorteile. Doch um diese erfolgreich einzuführen benötigt es trotzdem gute Argumente – schließlich werden nicht alle relevanten Stakeholder direkt von Ihrer Idee begeistert sein. In diesem Artikel lesen Sie, warum Ressourcenplanung so wichtig ist. Außerdem lernen sie Ihnen, mit welchen Argumenten Sie Ihre Entscheider sowie Projekt- und Teamleiter überzeugen.

Ressourcenplanung – warum ist sie so wichtig?

Die richtige Planung sollte bei einem Unternehmen an erster Stelle stehen, wenn es darum geht mit möglichst wenig Aufwand ans Ziel zu kommen. Dafür müssen Sie wissen, welche Ressourcen mit welchen Skills Sie wann für Ihre Projekte benötigen. Sie sollten Ihre Ressourcen wirtschaftlich nutzen, aber ohne sie andauernd zu überlasten.

Langfristig zu viel Druck demotiviert wichtige Personen, führt ggf. zu Krankheit oder auch zum Weggehen der wichtigen Leistungsträger aus dem Unternehmen. Das ist im Zeitalter des „Kampfes um die besten Fachkräfte“ sicher nicht gewollt.

All das kann Ihnen eine gute Ressourcenplanung vermeiden helfen.

Step by step – Anleitung: Wie führt man Ressourcenplanung ein? Das und noch viel mehr erfahren Sie in dem umfassenden Leitfaden zum Thema Ressourcenplanung von TPG The Project Group.

Vorteile der Ressourcenplanung

Das Zusammenspiel zwischen den Stakeholdern bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement – © TPG The Project Group

Doch welche Vorteile bringt eine gute Ressourcenplanung für Ihr Unternehmen mit sich? Oftmals scheitern Projekte aufgrund fehlender Ressourcen. Dies können Sie durch eine geeignete Dokumentation vermeiden. Folglich sinkt somit auch die Frustration in Ihrem Team. Denn wenn Sie Ihre Ressourcenauslastung im Blick haben, lassen sich so auch Arbeitsüberlastungen der Teams und einzelner Personen vermeiden. Außerdem haben Sie so die Chance zu erkennen, wann und wo Engpässe auftreten könnten. Dadurch erreichen Sie eine höhere Planungssicherheit. Sie wissen genau, wann Sie die nötigen Personen einzusetzen haben. Ressourcenplanung verschafft wichtige Transparenz mit Vorteilen für alle beteiligten Stakeholder.

Ressourcenmanagement im agilen & hybriden Projektumfeld – so klappt’s wirklich (Best Practices)

Argumente für die Ressourcenplanung

Sie wollen Ressourcenplanung in Ihrem Unternehmen integrieren? Dann gilt es die richtigen Argumente für die Projekt- und Teamleiter sowie Entscheider zu finden. Folgend lesen Sie, wie Sie diese überzeugen können.

Die Entscheider in Ihrem Unternehmen benötigen für ihre Arbeit eine gute Übersicht überkommende und aktuelle Projekte, aber auch wann welche Teams mit den nötigen Skills verfügbar sind. Sie sind dafür verantwortlich, dass zum richtigen Zeitpunkt auch auf lange Sicht die richtigen Personen zur Verfügung stehen. Klingt vielleicht erstmal nicht so schwer – doch gerade im internationalen Bereich stellt das die Entscheider vor eine große Herausforderung. Den Entscheidern kann die Ressourcenplanung dabei helfen zu sehen, wo Personal umgeschult, eingestellt oder abgebaut werden muss, welche Projekte nicht ausreichend bedient werden können oder welche Skills an welchen Standorten eventuell nicht ausreichend verfügbar sind oder gar komplett fehlen.

Überzeugen Sie Ihre Projektleiter mit dem Argument, dass sich nur mit einer richtigen Ressourcenplanung zuverlässige Zusagen der Teamleiter für die nötigen Experten für ihre Projekte bekommen. Denn je nach Organisationsform ihres Unternehmens (Linen- oder Matrixorganisation) sind sie auf Personen aus Teams oder die Zuarbeit aus Teams angewiesen. Die Projektleiter bekommen durch die Ressourcenplanung mehr Sicherheit, welche Qualifikationen die Teams mitbringen, erkennen warum und wo Ressourcenengpässe entstehen und welche Teams welche Arbeitspakete übernehmen können. Zudem kann sich die Kommunikation zwischen Projekt- und Teamleiter deutlich verbessern, wenn diese von einem speziell für die Ressourcenplanung geeigneten Tool unterstützt wird.

Die Die Teamleiter stehen zwischen den Projektleitern und ihren Vorgesetzten. Sie führen Ihre Teammitglieder und sind daher besonders wichtig für eine gut funktionierende Ressourcenplanung. Sie tragen die Verantwortung immer auskunftsfähig zu sein gegenüber Projektleitern, Teammitgliedern und Entscheidern.

Eine gute Ressourcenplanung hilft den Teamleitern beim Überblick darüber, wer wann woran arbeitet.  Sie erkennen, wie gut die Auslastung über die nächsten Monate ist und welche Anfragen aus den Projekten wann zu bedienen sind.

Eine vollständige Planung im genau für den Teamleiter optimierten Tool zur Ressourcenplanung ermöglicht ihm auch zu sehen, wann wer Urlaub hat, krank oder auf Fortbildung ist, Linienprojekte bearbeitet oder in externen Projekten mitarbeitet. Erst mit dieser Übersicht ist der Teamleiter wirklich auskunftsfähig gegenüber dem Projektleiter, wann seine Teammitglieder für weitere Projektarbeit zur Verfügung stehen. Und gleichzeitig ist den Entscheidern auf Basis dieser Daten im Rahmen des Portfoliomanagements möglich zu sehen, ob noch Kapazitäten für den Start weiterer Projekte zur Verfügung stehen.

Die Projektdetailansicht für den Projektmanager zeigt ein Projekt mit den zugesicherten Ressourcen – © TPG The Project Group

Zusammenfassung

Eine gute Ressourcenplanung gibt Ihnen all das:

  • Sie vermeiden aus Portfoliosicht Engpässe durch frühzeitige Ermittlung des Bedarfs an Personen und Skills
  • Sie vermeiden auf Team- und Projektebene ständige Überlastungen durch bessere Transparenz wer noch wie viel Kapazität hat
  • Sie dokumentieren den Ressourceneinsatz und können bei schief gelaufenen Projekten aus den Fehlern besser lernen
  • Sie sorgen für mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern, deren Auslastung gleichmäßiger und auf mehr Schultern verteilt werden kann – und schaffen damit die Voraussetzung, wichtige Mitarbeiter im Unternehmen zu halten.