Zeit- und Selbstmanagement

www.intelliExperts.de – Wie hängen Zeit- und Selbstmanagement miteinander zusammen? Wie kann ich meine Persönlichkeit gezielt managen, um ein erfolgreiches Zeitmanagement zu betreiben?

Inhaltsübersicht: Was sind Selbst- und Zeitmanagement? Beides richtig erfassen; Diverse Konzepte; Stressprävention; Motivation; Schluss

Was sind Selbst- und Zeitmanagement?

Die Aufgabe des Zeitmanagements ist der Abbau von zeitlich bedingten Spannungen zwischen unterschiedlichen Personen und Gruppen und die damit einhergehende Priorisierung von Aufgaben. Es stehen sich im Unternehmen der Mitarbeiter, das Team, das Unternehmen sowie Außenstehende mit ihrer jeweils zur Verfügung stehenden Zeit gegenüber.

• Ich: Selbstmanagement
• Wir: Team- und Projektmanagement
• Unternehmen: Abteilungs- und Unternehmensmanagement
• Außenstehende: Partner- und Kundenmanagement

Für unseren Blogbeitrag halten wir uns an die nachfolgende Definition des Zeitmanagements:

„Eigentlich müsste es eher „Arbeitszeitmanagement“ heißen, denn die Zeit selbst lässt sich nicht beeinflussen. Im Allgemeinen wird mit Zeitmanagement das individuelle Verteilen von Aufgaben und Terminen auf die Arbeitszeitfenster bezeichnet.“

www.projektmagazin.de

Das Selbstmanagement passt sich in diese Definition wie folgt ein:

„Selbstmanagement ist die eigenverantwortliche Gestaltung sowohl beruflicher als auch privater Abläufe und deren Abstimmung mit den jeweiligen Bezugspersonen.“

www.projektmagazin.de

Das Zeitmanagement ist also ein Teil des Selbstmanagements, so dass aus der Perspektive des Individuums untersucht wird, wie die Gestaltung von Abläufen effizient mit den jeweiligen Bezugspersonen abgestimmt werden können.

Der Fokus liegt in unserem Beitrag auf dem Aspekt des Selbstmanagements, der mit der Zeit zu tun hat. Zum Selbstmanagement gehört zudem auch Stressresilienz, Kommunikations-optimierung, Wissenserweiterung und vieles mehr, was wir in diesem Beitrag nicht behandeln werden.

Wir stellen Ihnen folgend unterschiedliche Methoden der Diagnostik und Messung von Selbstmanagement- und Zeitmanagementkompetenz vor.

Selbstmanagement- und Zeitmanagementkompetenz erfassen und organisieren

Um zu wissen, welche Fähigkeiten des Selbst- und Zeitmanagements Sie besitzen, ist die genaue Einstufung und Erfassung ihrer Fähigkeiten notwendig.

Nachfolgende Grafik stellt die komplexe Aufgabe des Selbstmanagements dar.

Es gibt vier wesentliche Elemente in der Grafik:

1. Kreis der Lebensrollen.
2. Zeitverlauf (horizontale Linie).
3. Zeitwahrnehmung (vertikale Linie).
4. Jetzt als Zeitpunkt des Entscheidens und Handelns (im Zentrum).

Lebensrollen

Jeder Mensch nimmt zu jeder Zeit verschiedene Rollen ein, manchmal auch mehrere gleichzeitig. In jeder Rolle gibt es Ziele, Rechte, Verantwortungen, Pflichten, Beziehungen und Einflussnahmen.

Das Problem ist es, die unterschiedlichen Erwartungen der verschiedenen Rollen miteinander in Einklang zu bringen. Zeitmanagement ist die Aufgabe, Zielkonflikte zu identifizieren und zu beheben.

Zeitverlauf

Die Vergangenheit bestimmt die Herkunft und die bisherige Entwicklung. Für die Zukunft gestalten wir unsere Karriere- und Lebensplanung. Dabei unterscheiden wir zwischen kurz-, mittel- und langfristigen Zielen. Häufig werden Aktivitäten parallel durchgeführt, die unterschiedliche Zeithorizonte bedienen. Das Zeitmanagement muss die Entscheidung vorbereiten, ob in einem bestimmten Zeitpunkt die kurzfristige Erledigung einer Aufgabe oder die Arbeit an langfristigen Zielen wichtiger ist.

Zeitwahrnehmung

Eine bestimmte Zeitdauer wird unterschiedlich empfunden. Mal vergeht ein Tag wie im Fluge (zum Beispiel ein schönes Ereignis), mal dauert er eine Ewigkeit (zum Beispiel ein langweiliges Seminar). Das Problem ist die Entscheidung, wie die Zeit verwendet wird. Das Zeitmanagement muss diese Entscheidung treffen.

Jetzt

Das Jetzt ist der Schnittpunkt der beiden Achsen „Zeitverlauf“ und „Zeitwahrnehmung“. Es ist der Zeitpunkt der Beantwortung der Fragen „In welcher Rolle befinde ich mich jetzt?“, „Was tue ich jetzt?“, „Woran orientiere ich mich dabei?“ und der Entscheidung.

1. Ist- und Soll-Status feststellen

Stellen Sie sich Fragen wie:

• Wofür benötige ich viel Zeit?
• Was stiehlt mir die Zeit?
• Womit vertrödele ich Zeit?
• Gibt es Personen (zum Beispiel Klienten, Kunden oder Kollegen), für die ich überdurchschnittlich viel Zeit benötige?
• Worauf liegen meine Prioritäten?

Beobachten Sie Ihr Verhalten im Umgang mit der Ressource Zeit und führen Sie einmal eine Woche lang ein Zeittagebuch. Nutzen Sie eine ganz simple Tabelle in Word, Excel oder auf einem Block wie folgt:

Um Zeit zu managen gibt es außerdem bewährte Konzepte. Wir führen Ihnen nachfolgend die drei meistbenutzten auf.

2. Konzepte des Zeitmanagements

Zu gängigen Zeitmanagement-Methoden gehört beispielsweise die ALPEN-Methode von Lothar J. Seiwert.

Die ALPEN-Methode schlägt folgenden Ablauf vor: Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle durchführen.

• Aufgaben einzeln notieren und terminieren
• Länge einschätzen (realistisch – siehe Analyse)
• Pufferzeiten berücksichtigen: Verplanen Sie höchstens 50% Ihres Tages fest, um unvorhergesehene (dringliche) Aufgaben einschieben zu können.
• Entscheidungen: Fällen Sie klare Entscheidungen, wenn diese anstehen und planen Sie die Weiterarbeit danach (sofern notwendig).
• Nachkontrollieren Sie, ob Sie Ihr Soll am Ende des Tages erfüllt haben.

Eine weitere Methode ist das Eisenhower-Prinzip, in dem es um die Kategorisierung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geht. Es wurde nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, der es entwickelt hat.

Ist eine Aufgabe dringlich, so bedeutet das, es gibt keinen Zeitaufschub mehr bzw. einen festgesetzten Termin mit Frist (z. B. bei behördlichen Themen oder wenn Kollegen eine Rückmeldung benötigen, um weiterarbeiten zu können). Eine wichtige Aufgabe hingegen, ist für die Organisation oder für Ihr Projekt von Bedeutung für die Zielerreichung. Können Sie Drittmittel für Ihr Projekt oder einzelne Aufgaben akquirieren, ist dies eine wichtige Aufgabe. Sind Sie auf diese Drittmittel angewiesen, so wird die Aufgabe zudem auch dringlich, wenn Ihr Zeitplan aufgehen soll.

Komplexere Konzepte sehen Projektpläne mit Meilensteinanalysen vor. Wir sehen in der Abbildung unten, als dritte Methode, ein Beispiel eines Gantt-Diagramms. Ein Gantt-Diagramm ist ein Instrument des Projektmanagements, das die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt. Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben können hier nur zeitbezogen dargestellt werden.

intelliExperts empfiehlt Ihnen hierzu auch unseren Blogbeitrag zum Thema „Projektplan: Immer die Übersicht behalten“.

In Bezug auf das Selbstmanagement schlagen wir wie unten aufgeführt, die GTD-Methode vor. Der Unterschied zu den Zeitmanagementmethoden besteht bei der GTD-Methode in dem Fokus auf die Aufgabenorganisation und nicht deren zeitliche Einordnung per se.

3. Konzepte des Selbstmanagements

„Getting Things Done“ (GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen.

Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem erfasst und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuell wichtigen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen oder den Überblick zu verlieren.

1. Sammeln, was die eigene Aufmerksamkeit beansprucht.
2. Verarbeiten: Erfordert dieses Element eine sofortige Handlung meinerseits? Wenn nicht, dann auf Wiedervorlage bzw. auf die Aufgabenliste.
3. Organisieren: Kategorien von Aufgaben erstellen wie beispielsweise Anrufe, Besorgungen oder E-Mails.
4. Durchsehen: Regelmäßige Durchsicht der Listen.
5. Erledigen.

4. Stressprävention und Gesundheit

Wir haben über das Thema Stressfaktoren und -prävention, Gesundheit und Persönlichkeitsentwicklung in den folgenden Blogbeiträgen geschrieben.

• Interessierte Selbstgefährdung – wie Sie Ihre Gesundheit im Arbeitsalltag schützen
• Stressfaktoren und Persönlichkeitsentwicklung als Projektmanager
• Was ändert COVID-19 an der Praxis des Projektmanagements?

Die notwendige Motivation für das Selbstmanagement

Sie kennen das sicherlich: Da steht ein ganz unangenehmer Anruf auf der Aufgabenliste und Sie schieben Aufgabe vor Aufgabe, nur um ihren Tag damit nicht beginnen zu müssen. Damit wird ihr Selbstmanagement auch zu einem Belang für das Zeitmanagement. Unangenehme Aufgaben sollten Sie stets als erstes erledigen. Damit schaffen Sie sich für den Rest der Aufgabenpunkte ein positives Motivationsklima.

Weil wir gerade beim Klima und dem Einstimmen auf schwierige Aufgaben sind: Das Projekt wurde genehmigt und soll alsbald für alle Beteiligten gestartet werden. Wie machen Sie deutlich, was es zu tun gibt und wie motivieren Sie die Mitarbeiter und schwören Sie auf das gemeinsame Ziel ein? Sie tun dies mit einer Kick-off-Veranstaltung.

Der Kick-off eines Projektes stellt den offiziellen Startschuss für das Projekt dar. Er dient vor allem dazu, vorab entstandene Unsicherheiten und Zweifel gegenüber dem Projekt aus dem Weg zu räumen. Er stellt den Abschluss der Projektplanungsphase dar.

Mit dieser Auftaktveranstaltung soll sichergestellt werden, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand sind und dasselbe Verständnis über das Projekt, seine Ziele und das Vorgehen haben.

Bei erfolgreichem Abschluss des Projekts sollte natürlich die Projektabschlussfeier nicht fehlen. So heben Sie die Moral auch zum Schluss und hinterlassen einen positiven Eindruck bei allen Mitarbeitern und Teilnehmern.

Schluss

Selbstmanagement hängt sehr viel mit dem Verhältnis zwischen Arbeits- und Privatleben zusammen. Dabei darf nicht vergessen werden, dass wir arbeiten, um zu Leben und nicht andersherum. Manche privaten Situationen, Wünsche und Ziele lassen sich nicht mit dem Arbeitsleben vereinbaren. Daher sind hier stets sorgfältige Abwägungen notwendig.

Übertreiben Sie es auch nicht mit ihrem Zeitmanagement. Wenn Sie bereits soweit sind, dass Sie Toilettenpausen einplanen müssen, da sie sonst nicht dazukommen, ist sicherlich ein Schritt zurück und ein erneutes Überdenken ihrer Planung notwendig.

Enge Taktung von Arbeitsaufgaben sollte immer eine vorübergehende Taktung bleiben. Schaffen Sie sich die Zeiträume, in denen Sie sich nur um sich selbst kümmern und die Sie gesund halten.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie uns Ihre Sichtweise darlegen? Schreiben Sie uns einen Kommentar unter den Blogbeitrag.

PS: Kennen Sie schon unsere Webseite www.intelliExperts.de?

Bildquelle Titelbild: ID 148154699 © Roman Stetsyk | Dreamstime.com