www.intelliExperts.de – Mit den zunehmenden Infektionen durch Sars-CoV-2 wurden Reisen gestrichen, Großveranstaltungen abgesagt, Kneipen, Geschäfte und Schulen geschlossen, zuletzt sogar Ausgangsbeschränkungen verhängt. In vielen Bereichen der Wirtschaft herrscht der Ausnahmezustand. Wie wirkt sich das Virus auf das Projektmanagement aus?
Seit des ersten Bekanntwerdens hat sich das Corona-Virus sprunghaft auf der ganzen Welt verbreitet. Es war erstmals Ende Dezember 2019 in der Millionenstadt Wuhan der chinesischen Provinz Hubei auffällig geworden, entwickelte sich im Januar 2020 in der Volksrepublik China zur Epidemie und breitete sich schließlich weltweit aus. Am 11. März 2020 erklärte die WHO die bisherige Epidemie offiziell zu einer Pandemie.
Wie bei der SARS-Pandemie 2002/2003 zeigen sich bereits kurz nach Bekanntwerden der ersten Erkrankungsfälle wirtschaftliche Auswirkungen. Nach Schätzungen kostete die SARS-Pandemie die Weltwirtschaft ca. 40 Milliarden Dollar . Es bleibt abzuwarten, wie sich die Wirtschaft in Deutschland während und nach dem Sars-CoV-2-Virus verhält. Es ist jedoch bereits abzusehen, dass vielen Projekte in Unternehmen eine schwere Zeit bevorsteht. Wir haben für unsere Leser versucht, einige Auswirkungen zu antizipieren.
Die Auftragsklärung
Viele geplante und laufende Projekte werden jetzt noch kritischer geprüft als normalerweise.
Es wird überlegt, ob Projektbudgets umfließen sollen in den Erhalt der generellen Liquidität des Unternehmens in Zeiten zurückgehender Aufträge. Konsequenterweise könnte eine Option auch sein, dass Projekte gar nicht erst genehmigt werden.
Nicht nur im eigenen Unternehmen stellt das ein Problem dar. Als interner Projektmanager ist auch keine genaue Umfeldanalyse möglich. Projektexterne Einflussfaktoren sind in Krisenzeiten nicht vollständig einzustufen und vor allem zukünftig nicht berechenbar.
Im Ernstfall werden externe Einflussfaktoren auch rechtlich schwierig werden, denn gegen eine Pandemie ist man kaum versicherbar.
Das führt zu einer zunehmend schwierigen Wirtschaftlichkeitsanalyse, denn Kosten können durch Krankheitsfälle, Reisebeschränkungen, Isolation, ausfallende Logistik bis hin zu Vertragsbruch nicht mehr genau berechnet werden. Es lässt sich zudem nicht absehen, ob externe Firmen und Partner überhaupt das notwendige Personal zur Verfügung haben, um ihre Vertragspflichten zu erfüllen.
Die Kommunikation
Software
Durch die Hinweise des Bundesgesundheitsministeriums und die Verordnungen der einzelnen Bundesländer sind Versammlungen und Meetings stark eingeschränkt bis verboten worden.
In Digitalisierungszeiten muss auf Videokonferenzen und Softwaretools zurückgegriffen werden, die einen kontaktlosen Austausch von Informationen ermöglichen. Hierzu haben sich auch einige Softwareanbieter bereitgefunden, ihr Angebot für die Zeit des Virus kostenlos zur Verfügung zu stellen.
Ihr Projektteam muss sich schnellstmöglich für eine geeignete Lösung entscheiden und sich die Handhabung aneignen. Dann lassen sich größere Zeitverluste vermeiden.
Stakeholder
Die Umstellungen aufgrund des Virus nehmen natürlich auch der Intensität einiger Gespräche die nötige Kraft aus den Segeln. Alternative Strategien müssen sich ausgedacht werden. Sowohl nach innen als auch nach außen müssen Unternehmen in Krisenzeiten gezielter kommunizieren.
Die Kommunikation von Unternehmen ist momentan jedoch alles andere als perfekt. So fasst das Magazin „Pressesprecher“ die Ergebnisse einer Blitzumfrage der Kirchhoff Consult AG unter 46 Unternehmensvertretern so zusammen:
„In der Kommunikation agieren Unternehmen eher defensiv. 80 Prozent sehen sich mit Anfragen verschiedener Stakeholder konfrontiert. Analysten und Journalisten zählen hier zu den häufigsten Fragestellern, gefolgt von institutionellen und privaten Investoren. Obwohl eine Mehrheit angibt, eine Strategie zu haben, äußerte sich mehr als die Hälfte (59 Prozent) der Firmen bisher nicht öffentlich zu Corona.“
https://www.pressesprecher.com/nachrichten/corona-kommunikation-ist-meist-chefsache-1932265880
Damit herrscht eine Menge Unklarheit bezüglich der Positionierung der Unternehmen in Krisenzeiten. Welche Strategie hier am besten passt, muss jedes Unternehmen für sich entscheiden.
Orientierung bietet das Stakeholder-Relationship-Management. Allerdings bezieht sich das nur auf Stakeholder, nicht auf die Öffentlichkeit im Allgemeinen.
Das Risikomanagement
Die klassischen Bereiche, die im Projektmanagement durch das Eintreten von Risiken betroffen sind, lassen sich untergliedern in Dauer, Qualität der Leistung und Gesamtkosten des Projekts. Da jedes einzelne Projekt im Unternehmen unterschiedlichen Risiken ausgesetzt ist, besteht aus Sicht der Projektleitung verständlicherweise großes Interesse daran, diese Risiken zu vermeiden, um den Projekterfolg zu sichern.
Maßnahmen wie Homeoffice, Softwarepakete, Kulanz was die Kinderbetreuung angeht sind Angebote an die Mitarbeiter, um ihre Arbeitskraft als wichtigste Teile des Unternehmens langfristig zu erhalten. Damit kommt der Arbeitgeber seiner Sorgfaltspflicht nach. In Betracht gezogen werden muss außerdem die Belastung für jeden Mitarbeiter, besonders jene mit Kindern, Älteren oder gar Krankheitsfällen in der Familie. Auch die psychische Belastung von Isolation und drohender Krankheit muss in die Art und Weise, wie mit den Mitarbeitern kommuniziert wird, einfließen. Damit lassen sich auch die Aufgaben des Projektmanagers verdeutlichen:
Vermeiden, dass viele Mitarbeiter aus physischen oder psychischen Gründen ausfallen, um den Fortgang des Projektes zu gewährleisten. Man muss allerdings den Tatsachen ins Auge sehen, dass keine volle Leistung im Projekt erreicht werden kann, weil so viel momentan nicht absehbar ist.
So ist es unabdingbar, dass Unternehmen einen eigenen Krisenstab aus Geschäftsführung und Vertretern von Kommunikation, PR, Marketing und dem Pressesprecher sowie den Kernfunktionen bilden. So können Sie schnelle Entscheidungen treffen und Lösungen für Probleme mit Stakeholdern klären.
Siehe hierzu auch folgende Beiträge:
Projektrisikomanagement Teil 1: Strategisches Risikomanagement
Projektrisikomanagement Teil 2: Operatives Risikomanagement
Der Projektmanager
Für einen externen Projektmanager bedeutet das vor allem auch eine besorgniserregende Entwicklung für die eigene Auftragslage. Die Konsequenz aus der globalen Situation ist, dass der externe Projektmanager seinen Auftrag stark verzögert oder gar nicht bekommt. Die Bundesregierung hat für den Auftragsausfall und die Insolvenz von Firmen und Freiberuflern vorgesorgt. Ein Lichtblick für alle freiberuflichen Projektmanager ist, dass sie auch von der Finanzhilfe der Bundesregierung profitieren können.
In Krisenzeiten kann es sehr schnell passieren, dass die Grenzen zwischen Rechten und Pflichten der Mitarbeiter im Unternehmen zu verschwimmen drohen. Kennen Sie als Projektmanager ihre Rechte und Pflichten als Arbeitnehmer in Krisenzeiten genügend, um sich auch selbst optimal zu schützen? Lesen Sie hier die Antworten.
Aktuelle Empfehlungen für die Krise von Experten
Am 21. März 2020 veranstaltete das internationale Netzwerk für IT-Leiter CIONET (www.cionet.com) eine „Flash Web Conferenz“ mit dem Titel „Fighting Corona with IT“. Hendrik Deckers, Gründer und Geschäftsführer von CIONET, hatte zwei kompetente Gäste eingeladen:
- Daniel Lebeau, ehemaliger CIO von GlaxoKlineSmith (GSK) und
- Koen Magnus, Partner bei Deloitte und verantwortlich für das Krisenmanagement.
Neben der Analyse, dass die Krise 2020 einen Abschwung bewirken wird und wir uns 2021 auf einen Wiederaufschwung vorbereiten können, gab es ein paar wesentliche Aspekte mit Bezug auf CIOs, die sich ohne weiteres auch auf Projektmanager übertragen lassen.
Demnach gibt es fünf Eigenschaften für resilientes Führen in diesen Zeiten.
- Empathie und Mitgefühl für Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden, aber auch für die gesamte Wirtschaft. Das ist nicht ganz leicht, weil Sie gleichzeitig harte und rationale Entscheidungen treffen müssen, um das eigene Unternehmen erhalten zu können.
- Konzentrieren Sie Ihren Einsatz zuerst auf Ihr Unternehmen und stabilisieren Sie es. Stellen Sie sicher, dass Sie das fortsetzen, was Sie fortsetzen können. Das erfordert viel Kreativität.
- Entscheiden Sie sehr schnell, sammeln Sie so viele Informationen wie möglich und entscheiden Sie schnell trotz vieler Unsicherheiten. Perfektion ist heute der Feind des Fortbestandes des Unternehmens.
- Behalten Sie stets die Kontrolle über Ihr Handeln, beobachten Sie permanent die neuen Informationen und Veränderungen und informieren Sie Ihre Mitarbeiter und Kunden fortlaufend.
- Vergessen Sie nicht, dass die Krise länger andauern wird. Geben Sie Kunden und Mitarbeitern eine Perspektive. Die Krise wird zu grundlegenden Veränderungen führen. Die meisten davon wären zwar ohnehin gekommen, aber nicht in diesem Tempo. Nicht alles muss negativ sein, solange Sie die Dinge in das richtige Licht setzen.
Das Wichtigste ist es, Empathie zu zeigen und effektiv mit den Mitarbeitern zu kommunizieren und dabei positiv zu bleiben!
Informationsseiten zu COVID-19
Aufgrund vieler Unklarheiten in Bezug auf Ablauf und Auswirkung der Epidemie und den Krankheitsverlauf kursieren vor allem im Internet Falschinformationen und Verschwörungstheorien.
Informieren Sie sich fundiert über die folgenden Seiten der zuständigen Behörden und wählen Sie ihre Informationsquellen nach bestem Wissen aus:
https://www.bundesgesundheitsministerium.de
https://ec.europa.eu/info/live-work-travel-eu/health/coronavirus-response_de
https://www.who.int/emergencies/diseases/novel-coronavirus-2019
Tracking COVID-19 – Johns Hopkins University
