Projektkommunikation 2017 – Top oder Flop?

Interdisziplinäre Themengebiete wie das Projektmanagement sind in mancher Hinsicht sprichwörtlich zeitlos. Denn egal ob gestern, heutzutage oder auch zukünftig – ohne saubere und effektive Kommunikation funktioniert es einfach nicht. Gerade wenn viele Hände im Kollektiv zum Gelingen einer Sache beitragen, ist es von enormer Wichtigkeit, das gemeinsame Ziel und den Weg dorthin eindeutig festzulegen. Dazu gehört selbstverständlich auch die tagtägliche Kommunikation im Projektverlauf, also konkrete Regelungen hinsichtlich Absprachen, Zuständigkeiten und dem idealen Soll-Zustand.

Doch wie in vielen Bereichen des Lebens, liegen auch hier oftmals Welten zwischen Theorie und Praxis. Deswegen waren wir neugierig und haben sowohl unsere Leser als auch XING-Mitglieder unterschiedlicher Projektmanagement-Gruppen zu Ihrer persönlichen Wahrnehmung von „Kommunikation im Projektmanagement“ befragt. Welche Ergebnisse dabei zu Tage kamen und inwiefern neue Medien die Projektkommunikation dabei beeinflussen, erfahren Sie hier.

Zum Zeitpunkt der Auswertung unserer Umfrage zum Thema Projektkommunikation konnten wir insgesamt 49 Antworten zählen. Darunter waren 24 Antworten unserer Abonnenten sowie 25 Antworten von XING-Mitgliedern. Gemessen an der absoluten Teilnehmerzahl ist unsere Umfrage daher selbstverständlich nicht repräsentativ. Trotzdem spiegelt das Ergebnis unsere eigenen Erfahrungen aus dem Projektmanagement-Alltag in weiten Teilen wider. Bevor wir die Ergebnisse darstellen, möchten wir uns noch einmal herzlich bei allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern unserer Kommunikationsumfrage bedanken. Auch die Gewinner der Amazon-Gutscheine wurden selbstverständlich bereits ausgelost und benachrichtigt – wir hoffen, dass auch Sie sich zu den Glücklichen zählen können!

Traditionelle Kommunikationsmittel dominieren

Zu Beginn unserer Umfrage war uns sehr wichtig erfahren, welche Kommunikationsmittel Sie heutzutage bevorzugt im Projektmanagement einsetzen. Da jedes Unternehmen und Projektteam-Mitglied hierfür eigene Präferenzen hat, haben wir versucht, das vorhandene Spektrum an Kommunikationsmitteln abzudecken. Hier sehen Sie zunächst einmal die statistische Verteilung aller Antworten im Überblick:

Auswertung Frage 1

Wie der Auswertung schön zu entnehmen ist, setzen vier von fünf Projektverantwortlichen oder Projektmitarbeitern für die Kommunikation im Projekt vor allem auf E-Mails und Gruppenmeetings. Dies ist dicht gefolgt von persönlichen Gesprächen und Telefonaten. Es zeigt sich also deutlich: noch immer sind die altbewährten Klassiker nicht aus der Mode gekommen, sondern Gang und Gäbe im Projektalltag. Anders als die meisten von uns es (vermutlich) im privaten Umfeld handhaben werden, finden WhatsApp und andere Messenger-Tools in der professionellen Arbeitswelt sehr wenig bis gar keine Verwendung. Dies mag daran liegen, dass die gängigen Collaboration-Tools und Social Intranet Lösungen – die zumindest ein gutes Drittel aller Teilnehmer bereits im Projektalltag verwendet – häufig bereits Messenger integriert haben. Interessanterweise gab es trotz der breiten Auswahl sogar einen Umfrage-Teilnehmer, der angab, ausschließlich das persönliche Gespräch in der Projektkommunikation zu nutzen. Weniger scheint auch heutzutage manchmal noch mehr zu sein!

Langes Warten auf unzureichende Antworten

Nachdem eingangs die Präferenzen unterschiedlicher Kommunikationsmittel beleuchtet wurden, widmen wir uns nun im Anschluss den gängigen Problemen hinsichtlich Kommunikation im Projektalltag. Auch hier wurde mit den Auswahlmöglichkeiten versucht, ein vielseitiges Spektrum möglicher Ursachen anzubieten, um die bestehenden Probleme segmentiert darstellen und auswerten zu können.

Auswertung Frage 2

Schon auf den ersten Blick fällt auf: Probleme in der Projektkommunikation scheinen weit verbreitet und die Ursachen dafür ebenso vielfältig verteilt zu sein. In anderen Worten gesagt: fünf von sechs Umfrage-Teilnehmern geben an, dass die Informationen in den Antworten Ihrer Gesprächspartner nicht ausreichend oder zielführend sind. Ganze drei Viertel finden dabei häufig die Antwortdauer unangemessen lang und bemängeln, dass folglich auch Termine und Deadlines nicht eingehalten werden. Weit mehr als die Hälfte stellt zudem fest, dass Absprachen zu ungenau sind, Zusagen nicht eingehalten werden und Inhalte falsch verstanden und umgesetzt werden.

Was natürlich überhaupt nicht akzeptabel ist, offenbar aber häufiger als erwartet vorkommt: es kommt überhaupt keine Antwort. Weitere Anmerkungen von Umfrage-Teilnehmern waren „nicht ausreichende Dokumentation von Absprachen“ und „das Übersteuern der Projektleitung durch Shareholder – ohne entsprechende Rücksprachen und transparente Information darüber an das gesamte Team“.

Woran liegt es also, dass so viele – häufig unnötige und sicher auch vermeidbare – Probleme in der Projektkommunikation existieren? Unserer persönlichen Ansicht nach sind die Gründe dafür vor allem: Stress durch Überlastung an Aufgaben sowie eine mangelhafte oder komplett fehlende Planung hinsichtlich der geeigneten Kommunikationsstrategie.

Liegt die Lösung der Kommunikationsprobleme nur im persönlichen Gespräch?

Aber vielleicht werfen wir zur weiteren Beantwortung auch einen Blick auf die Ergebnisse der dritten Frage. Hier haben wir Sie nämlich genau danach gefragt: die genutzten Lösungsmöglichkeiten, um die bestehenden Probleme in der Projektkommunikation zu mindern / umgehen.

Bei den genannten Lösungsmöglichkeiten sticht mit knapp 40 Prozent vor allem das persönliche Gespräch als die beliebteste bzw. am weitesten verbreitete Lösungsmöglichkeit hervor. Dies leuchtet gerade deswegen absolut ein, da im Dialog keine Wartezeiten zwischen den jeweiligen Antworten einkalkuliert werden müssen und die Chance besteht, mögliche Missverständnisse einvernehmlich auszuräumen. Standardinstrumente zur Führung, wie beispielsweise regelmäßige Meetings, Statusberichte oder Nachfragen / Kontrollieren wurden erschreckenderweise nur von jedem Siebten genannt. Es ist daher gut möglich, dass uns gerade bei dieser Frage die kleine Grundgesamtheit einen Streich gespielt hat. Auch ist denkbar, dass bei der Beantwortung nicht allzu sehr auf Vollständigkeit geachtet wurde – denn dieses Ergebnis wäre durchaus als sehr auffällig und alarmierend  zu werten.

Nachfolgend noch ein paar wörtliche Zitate aus allen eingegangenen Antworten – die wir zwar keiner der oben genannten Kategorien explizit zuordnen konnten – Ihnen aber allein der Aussagekraft wegen keineswegs vorenthalten möchten:

• „Lokale „Go-To“ Personen als verlängerter Arm….“
• „Gesprächspartner das Gesagte wiederholen lassen“
• „Integration und Verständnis schaffen zu ‚offener Fehlerkultur‘, Teambuilding aktiv betreiben, Spaß an der Arbeit vermitteln“

Was bei praktisch allen Antworten zum Thema Lösungsansätze für verbesserte Projektkommunikation auffällt: sie sind reaktiver Natur und beschäftigen sich deswegen ausschließlich mit der Korrektur nach dem Problemeintritt. Viel zu selten (nämlich nur genau ein einziges Mal!) fiel der Vorschlag, die Probleme der Kommunikation proaktiv anzugehen – in Form einer gemeinsamen Kommunikations-Strategie, die vor Projektbeginn aufgesetzt wird.

 Zitat aus der Antwort eines Teilnehmers:

„Als Startpunkt für eine gute Projektkommunikation sehen wir eine gemeinsame Vision, die wir in einem Workshop mit dem Team erarbeiten. Damit schafft das Team selbst eine Grundlage für eine individuelle Kommunikationsstrategie. Die passenden Konzepte für die Schnittstellenkommunikation und Tools für eine gute Zusammenarbeit liefern wir im nächsten Schritt.“

Diesen Vorschlag erachten wir persönlich als absolut zielführend und folgerichtig! Und genau dieses Problem beobachten auch wir tagtäglich selbst im Arbeitsalltag des Projektmanagements. Es wird viel zu wenig Augenmerk auf das Aufsetzen einer sauberen und einvernehmlichen Kommunikationsstrategie gelegt. Sobald die Probleme in der Projektkommunikation dann eintreten, läuft man den so relevanten Informationen der Gesprächspartner buchstäblich immer und immer wieder hinterher. Dies führt zu persönlichem Unmut, Verzögerungen und internen Spannungen – anstatt zu gesteigerter Produktivität und besseren Projektergebnissen, was idealerweise der Fall sein sollte.

Zufriedenheit trotz vieler Probleme – warum?

Uns hat ebenfalls interessiert, wie zufrieden Sie grundsätzlich mit der Kommunikation im Projektalltag sind. Was Sie nachfolgend sehen können, ist das Ergebnis auf genau diese Frage:

Auswertung Frage 4

Im Durchschnitt wurden auf diese Frage rund 3,8 Punkte vergeben. Anders ausgedrückt gaben also knappe zwei Drittel der Befragten an, grundsätzlich bis vollkommen zufrieden mit der Projektkommunikation zu sein (= Werte von 4 bis 6). Etwas mehr als ein Drittel aller Befragten war im Umkehrschluss also eher weniger zufrieden mit dem aktuellen Ist-Zustand der Kommunikation im Projektalltag (= Werte 2 und 3, die komplette Unzufriedenheit in Form von Wert 1 drückte niemand aus).

Diese Auswertung überrascht vor dem Hintergrund der vielfach genannten und bemängelten Probleme aus Frage 2 durchaus. Eine mögliche Erklärung hierfür könnte darin liegen, dass Mitarbeiter und Leiter aus dem Projektmanagement sich mittlerweile mit wiederkehrenden Problemen wie Verzögerungen, Unklarheiten und dergleichen abgefunden haben. Hier bleibt jedoch weiterhin genug Raum für Spekulationen, da die exakten Gründe für diese Abweichung sich nicht allein anhand der eingereichten Antworten unserer Umfrage erklären lassen.

Diese Themen wünschen Sie sich zukünftig

Aus Eigeninteresse haben wir Sie noch gefragt, welches Ihre Wunschthemen für die Zukunft sind. Hier erreichte uns eine ganze Reihe von spannenden Themenvorschlägen und Anregungen, die wir bestmöglich annehmen und zeitnah umsetzen werden. Ohne hier detailliert auf jede einzelne Antwort eingehen zu wollen (ein wenig Spannung darüber, was genau Sie zukünftig auf unserem Blog erwartet, behalten wir uns selbstverständlich vor…😉) lassen sich die zum Teil mehrfach genannten Wünsche aber grundsätzlich in folgende drei Oberkategorien unterteilen:

• Agiles Projektmanagement
• Multi- / Portfoliomanagement
• Führung im Projektmanagement

Wir sagen Danke für das Feedback

Abschließend möchten wir uns auch für die vielen netten Worte bedanken, die uns auf die Frage hin erreichten, aus welchem Grund genau Sie regelmäßig unseren Projektassistenz-Blog lesen. Dabei fielen häufig nachfolgende Worte und Beschreibungen unseres Angebotes:

• Prägnanter Schreibstil
• Praxisnahe Beispiele
• Pragmatische und aktuelle Themen
• Hilfreiche Infoquelle zum Auffrischen und Einholen von Wissen
• Denkanstöße durch den Vergleich, wie Projektmanagement anderswo aussieht
• Tipps und Tricks

Wir freuen uns sehr darüber, dass unser Blog bei Ihnen als Leser so positiv ankommt und geben unser Bestes, damit das auch weiterhin so bleibt. Sollten Ihnen darüber hinaus noch weitere Wünsche, Anregungen oder Sonstiges auf der Zunge liegen – lassen Sie es uns gerne und jederzeit wissen.