www.intelliExperts.de – Welche Arten von Stress gibt es und wohin wird die eigene Fähigkeit zur kritischen Selbstbefragung dabei verschoben? Woher weiß man eigentlich, dass man sich weiterentwickelt hat? Diese und weitere Fragen klären wir für Sie im neuen Blogbeitrag!
Der Beruf des Projektmanagers birgt viele Herausforderungen. Man muss mit den unterschiedlichsten Menschen täglich kommunizieren, organisatorisches Geschick und eine hohe Stressresilienz aufweisen. Die Persönlichkeit des Projektmanagers muss daher facettenreich sein. Eine Entwicklung dieser Persönlichkeit findet größtenteils innerhalb des Projektes und der zu bewältigenden Herausforderungen statt.
Damit die Entwicklung langfristig positiv ist, braucht es die notwendigen Voraussetzungen.
Woher weiß man, dass man sich weiterentwickelt hat? Durch Rückmeldung von anderen Menschen und durch die eigene Reflektion über Fähigkeiten und Fertigkeiten.
In diesem Blogbeitrag betrachten wir, wie sich die Persönlichkeit unter dem Einfluss von Stressfaktoren positiv entwickeln kann. Sie stellen einen von vielen Prüfsteinen dar, an dem sich die Persönlichkeit messen muss und sich weiterentwickeln kann.
Jeder kann sich im Alltag gut verhalten und sein Verhalten kritisch hinterfragen. Schwierig wird es, wenn eine Stresssituation entsteht. Welche Arten von Stress gibt es und wohin wird die eigene Fähigkeit zur kritischen Selbstbefragung dabei verschoben?
Dazu betrachten wir eine 2018 erschienene Studie, die sich mit Projektmanagern und Stressfaktoren am Projektende beschäftigt.
Die Studie bezieht sich zwar nur auf die Endphase des Projektes, aber die Verhaltensmuster können natürlich auch zu jedem anderen Zeitpunkt im Projekt eintreten. Die Gedanken, Gefühle und das Verhalten auf Stress sind nämlich keinem Zeitplan unterworfen, sondern tauchen ebenso spontan auf wie der Stress.
Unser Vorhaben in diesem Blogbeitrag: Wir drehen in diesem Beitrag die Stressfaktoren der Studie um und machen sie zu den Dingen, die sie unbedingt beachten müssen bei der Entwicklung ihrer Persönlichkeit als Projektmanager. Nicht nur im Sinne der Resilienz gegen Stressfaktoren, sondern auch, um ganzheitlich als Mensch zu wachsen.
Zuerst stellen wir Ihnen die Studie vor und gehen auf die unterschiedlichen Stressfaktoren ein. Darauf folgt die Darstellung von Entwicklungsmöglichkeiten. Dabei wird die Eigenbefragung eine wichtige Rolle spielen. Abschließend verweisen wir auf die Notwendigkeit des Gesprächs mit Dritten.
Die Studie
“Contribution of project managers’ capability to project ending performance under stressful conditions” in: European Management Journal 37(2) , April 2018.
Die Studie untersucht Stressfaktorenauswirkung auf Psyche, Physis und Verhalten in der Projektabschlussphase. Befragt wurden hierfür 245 Projekt- und Organisationsmanager, die an der Project Management Institute Annual Conference (PMI, China) 2016 in Beijing teilnahmen.
Die Studie ist relevant, weil sie in ihrer Schlussfolgerung auf die Wissensaufnahme unter Stress eingeht. Ist der Stresslevel in der Projektabschlussphase besonders hoch, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass erlangtes Wissen im Projekt weniger gewissenhaft rekapituliert, dokumentiert und neu adaptiert wird. Wir haben über diesen Punkt bereits in unserem Beitrag zum Post-Implementation-Review geschrieben.
Das hat zur Folge, dass Wissen nicht in dem Maße akkumuliert wird wie es sollte, um einen signifikanten Lernprozess zu gewährleisten. Dieses Wissen ist jedoch essentiell für die persönliche Entwicklung und nebenbei auch für die Entwicklung des Unternehmens, indem das Projekt stattfand.
Verhältnis von Stressfaktoren und Stress
Stressfaktoren beeinflussen die Leistung durch persönliche Stressreaktionen. Stress ist die Reaktion auf tatsächliche Stressfaktoren und wird als spezielle Interaktion von Mensch und Umwelt betrachtet. Überschreitet das Stressfaktorniveau die persönlichen Grenzen, tauchen Stressreaktionen auf, die psychischer (Angst, Depression, Aggression), körperlicher (Bluthochdruck, gesteigerte Atemfrequenz) und verhaltensspezifischer Art (fehlende Aufmerksamkeit, langsame Reaktion) sein können.
Die Studie untersucht sechs Stressfaktoren in der Projektabschlussphase. Sie werden in die folgenden beiden Kategorien eingeteilt:
1. Stressfaktoren mit Bezug auf Arbeitsinhalte (Work content-related stressors):
job demands – Qualitätsansprüche, Zeitansprüche, Schwierigkeitsgrad.
skill discretion – Erlernen neuer Fähigkeiten, Wiederholungen, Unterschiedliche Arbeitsaufgaben.
decision authority – viel oder wenig Entscheidungsfreiheit.
2. Stressfaktoren mit Bezug auf persönliches Wohlergehen (Well-being-related stressors):
job insecurity – Unsicherheit in Bezug auf: neue Projektzuteilung; Wohlbefinden in neuem Projekt; Anwendungsmöglichkeit der eigenen Fähigkeiten in neuem Projekt.
job readjustment – Position, Einfluss, Umgebung, Regulierungen, Kultur und zwischenmenschliche Beziehungen wechseln.
family support – Ortswechsel und dessen Einfluss auf Familie und Freunde.
Mit dieser Auswahl haben sich die Forscher auf die Hauptstressfaktoren festgelegt. Es steht auch für die Forschergruppe der Studie außer Frage, dass es hierbei noch wesentlich mehr Faktoren gibt.
Umkehrung der Stressfaktoren
Wir hatten zu Beginn des Blogbeitrages angekündigt, die Stressfaktoren der Studie in konkrete Handlungen zu ihrer Abschwächung oder Beseitigung umzukehren.
Im Folgenden schauen wir uns die Stressfaktoren mit Bezug auf Arbeitsinhalte an. Die Bezeichnung „Arbeitsinhalte“ beinhalten dabei nicht nur Vorgaben, die sie durch ihr Mandat im Projekt einhalten sollen. Er beschreibt auch die Frequenz der wiederkehrenden Tätigkeiten sowie deren Schwierigkeitsgrad.
Qualitätsansprüche an die Arbeit, Wiederholung, Schwierigkeitsgrad. Hohe Qualitätsansprüche an die Arbeit können nur eingehalten werden, wenn der Projektmanager bereits über substantielle Erfahrung in seinem Beruf verfügt. Diese Erfahrung ermöglichen es ihm nämlich, Routinearbeiten schnell zu erledigen und mehr Zeit für schwierige Aufgaben zu haben. Hat er diese Erfahrung nicht oder nur teilweise, muss er mehr mit Fachleuten kommunizieren und sich die Qualitätsansprüche an die Arbeit von jenen detailliert erläutern lassen. In jedem Fall benötigt er Informationen darüber, was als „hohe“ Qualität der Arbeit im jeweiligen Unternehmen gilt. Dies kann er durch die notwendige Kommunikation mit den zuständigen Mitarbeitern frühzeitig in Erfahrung bringen und so Überraschungen in Stresssituationen zuvorkommen.
Was den Schwierigkeitsgrad der Arbeiten angeht, so kann mit einem Team gemeinsam nach Lösungen zur Vereinfachung gesucht werden. Hier gilt es, sich einzugestehen, wenn Aufgaben zu schwierig für einen allein sind oder gegebenenfalls das eigene Skillset übersteigen. Das bedeutet auch, sich genauestens der eigenen Fähigkeiten bewusst zu sein. Dafür eignet sich eine private Liste mit Fragen, die man versucht ehrlich zu beantworten, wie Katja Schäfer dies auf ihrer Webseite ausführt.
Zeitansprüche. Dieser Punkt ist besonders schwierig. Als Projektmanager muss mit Zeit, Budget und Aufwand gerechnet und deren Balance gehalten werden. Zeitansprüche müssen realistisch und vorab deutlich geklärt sein. Schätzungen müssen einen Puffer für eventuelle Verzögerungen beinhalten. Geht das nicht, muss versucht werden, an den anderen Parametern Budget und Aufwand etwas zu ändern.
Unterschiedliche Arbeitsaufgaben und Erlernen neuer Fähigkeiten. Die hohe Aufgabenfrequenz in Projekten kann im Idealfall durch ein Team für den Einzelnen abgeschwächt werden. Ist dies nicht der Fall, müssen für unterschiedliche Aufgaben unterschiedliche Fähigkeiten beim Projektmanager vorhanden sein, um diese erfolgreich auszuführen. Dabei spielen Offenheit, Flexibilität und Kreativität eine große Rolle. Diese Faktoren kann man bereits im kleinen Umfang trainieren. Versuchen Sie immer den Blick von außen auf die Sache einzunehmen. Ein Trick dabei ist es, die Fähigkeit zur Empathie zu nutzen und sich in jemanden außerhalb des Projektes zu versetzen, der auf den Projektmanager und die zu lösenden Aufgaben blickt. Wie würde diese Person die Aufgaben angehen?
Enscheidungsfreiheit. Wenn die Entscheidungsfreiheit zu klein oder zu groß ist, entstehen Schwierigkeiten. Diese betreffen den aufzubringenden Kommunikationsaufwand, den Handlungsspielraum, die Reaktionsgeschwindigkeit sowie die Angemessenheit der Handlungen. Es ist hier besonders wichtig, ein klares Bild zu haben. Klären Sie daher diesen Punkt als einen der ersten ab, besonders für Situationen in denen schnelles Handeln erforderlich ist oder weitreichende Entscheidungen getroffen werden müssen.
Unsicherheiten. Dies sind Dinge, die sie vor ihrem Eintreffen durch Informationseinholung einschätzen können. Damit nehmen sie auch dem Stress und eventuell der Angst einen Teil ihrer Stärke weg. Sie müssen im Projekt stets bestens informiert sein. Nehmen sie sich das auch für Ihre berufliche Entwicklung und Zukunft vor. Vergessen Sie nicht: Sie arbeiten um zu leben und nicht andersherum. Nehmen sie daher besondere Rücksicht auf ihre private Einstellung bezüglich des Wechsels in ein neues Projekt. Was geschieht hier mit Ihnen als Mensch, nicht als „Projektmanager“. Gehen Sie einfühlsam mit sich und anderen um und sprechen Sie Erwartungen, Ängste, Schwächen an. Dies hilft nicht nur Ihnen ein klares Bild davon zu bekommen wo sie hinwollen, sondern gibt anderen auch die Chance deren Perspektive einzubringen.
Der Schlüssel bei all den hier aufgelisteten Punkten ist: Information. Angst, Stress, Frust kommen auf, wenn Sie im Unklaren über eine Sache sind und nicht genügend Informationen zur Lösung der Herausforderung zur Verfügung haben. Welche Informationen haben Sie, welche brauchen Sie, welche braucht jemand anders, haben alle die gleichen Informationen usw.
Die Klärung durch Eigenbefragung
Die aufrichtige Eigenbefragung dient dazu, sich ihre Situation und ihren Entwicklungsstand zu vergegenwärtigen.
Zuallererst muss ein Ist-Status erfasst werden und das bedeutet, sich zu fragen, wie man bis jetzt mit den Stressfaktoren umgegangen ist. Damit ist gemeint, welche konkreten Maßnahmen ergriffen wurden, um den Stress abzuschwächen oder gar stressfrei zu sein.
Was braucht es also, um diese Stressfaktoren des Projektmanagers abzuschwächen oder zu vermeiden?
Es geht darum, objektiv einzuschätzen, was im Umgang mit Stress geändert werden kann.
Darauf folgt die realistische Einstufung, was man tatsächlich bereit ist zu ändern und vor allem welche konkreten Handlungen hierzu ausgeführt werden sollten.
Dabei ist es wichtig, die eigenen Kraftquellen im Blick zu behalten. Wo und was entspannt sie?
Gleichzeitig sollten auch die persönlichen, oben nicht genannten Stress- und Angstsituationen aufgelistet werden. Je mehr man sie sich bewusst macht, desto gezielter kann man darauf eingehen.
Ein Stichwort ist: Visualisierung. Versetzen Sie sich bei jedem der Punkte in eine entsprechende konkrete Situation und betrachten Sie, was dabei in Ihnen vorgeht. Sie arbeiten dadurch nicht nur an Ihrer Vorstellungskraft, sondern entwickeln einen genaueren Blick für sich und ihr Gefühlsleben.
Kommunikation mit anderen
Eine der schwierigsten Angelegenheiten ist es, persönliche Hindernisse ohne eine fundierte Rückmeldung von anderen selbst zu erkennen. Haben Sie die obigen Schritte getan und sind weitergekommen oder sind sie eventuell auf eigene Widerstände gestoßen, dann ist jetzt der Zeitpunkt sich an andere zu wenden.
Beziehen Sie Feedback von Kollegen, Vorgesetzten aber auch ihrer Familie und Freunde mit ein. Fragen Sie gezielt nach, welchen Eindruck Sie während des letzten Projektes auf diese Menschen gemacht haben. Gehen Sie ins Detail bei ihren Fragen. Sie zeigen dadurch ein Bewusstsein für ihre individuellen Hindernisse und können ihr Wissen über sich und den Umgang mit dem Arbeitsalltag zur persönlichen Entwicklung nutzen. Dabei zeigen Sie durch ihre Kommunikation, dass ihnen auch die andere Perspektive bekannt und wichtig ist.
Sollten Sie trotz der hier genannten Punkte auf Schwierigkeiten in der Persönlichkeitsentwicklung stoßen, gibt es weitere Herangehensweisen. Sie könnten sich coachen lassen, an Weiterbildungsseminaren zu dieser Thematik teilnehmen und mit anderen Projektmanagern Erfahrungen bei Stammtischen oder Netzwerktreffen austauschen. Am wichtigsten bei der Persönlichkeitsentwicklung ist, dass Sie dabei gesund bleiben. Verschieben Sie Ihre Komfortzonen bewusst und mit Bedacht und wachsen Sie an neuen Aufgaben!
