www.intelliExperts.de – Was hat eigentlich ein guter Projektmanager in seinem Werkzeugkasten? Was unterscheidet ein Werkzeug von einer Methode? Diese und mehr Fragen beantworten wir im neuen Blogbeitrag.

Werkzeuge und Methoden bilden ein Grundgerüst für die Umsetzung von Projekten – der gezielte und systematische Einsatz von Werkzeugen und Methoden kann helfen, ein Projekt erfolgreich zu gestalten. Jedoch wird unter Werkzeugen und Methoden alles Mögliche verstanden – eine einstimmig anerkannte Klassifikation gibt es nicht. Daher wird in diesem Blogbeitrag erläutert, wie Werkzeuge und Methoden generell voneinander unterschieden und eingestuft werden können.

Wir beginnen unseren Beitrag daher mit einer Arbeitsdefinition zum Thema Werkzeug. Wikipedia definiert eine Sammlung von Werkzeugen wie folgt:

„Eine Sammlung verschiedener Werkzeuge, die nötig für eine bestimmte Tätigkeit sind, nennt man Werkzeugsatz. In der Industrie werden die verwendeten Werkzeuge in einer Werkzeugverwaltung dokumentiert.“ (https://de.wikipedia.org/wiki/Werkzeug)

Statt Werkzeugsatz spricht man im Projektmanagement allerdings von „Methodensammlungen“. So kommt der Begriff des Werkzeugs mit Bezug zu handwerklichen Tätigkeiten kaum noch vor. Daher wird im Folgenden nur noch von Methoden die Rede sein.

Methodensammlung

Eine Projektmanagement-Methode, die eine Universal-Lösung für alle Projekttypen darstellt, wünscht sich jeder Projektmanager. Von dem Gedanken einer Eier legenden Wollmilchsau der Projektmanagementmethode muss man sich allerdings schnell verabschieden. Bei der Planung und Durchführung von Projekten sollte man jedes Mal erneut abwägen, welche Projektmanagement-Methode passend ist. Denn jedes Projekt und jede Projektumgebung sind anders.

Um nun eine Methodensammlung erstellen zu können, braucht es zur weiteren Erklärung zwei Begriffe: Das Methodenverzeichnis und die Methodenbeschreibung.

Um die in einem eingesetzten Methoden zu klassifizieren, müssen die Methoden systematisch erfasst und gruppiert werden. Das Produkt dieser Erfassung und Gruppierung nennt sich dann das Methodenverzeichnis.

Die einzelnen Methoden wiederum sollten so beschrieben werden, dass sie beim Einsatz ein immer gleiches Vorgehen ermöglichen und für jeden Mitarbeiter schnell verständlich sind. Hierzu braucht es die Methodenbeschreibung.

Das Methodenverzeichnis

Eine Methodenliste enthält alle verwendbaren Methoden Durch Aussortieren jeweils nicht relevanter Methoden und anschließendem Gruppieren entsteht eine modifizierte Methodenliste, die dann so verfeinert werden muss, dass sie als Methodenverzeichnis einsetzbar ist.

Ein Beispiel hierfür stellt das projektmagazin bereit. Die Beispiele im dortigen Methodenverzeichnis sind von A-Z und nach Aufgabenbereichen sortierbar.

https://www.projektmagazin.de/methoden

Das Methodenverzeichnis der Seite projektmagazin.de ist online verfügbar, aber kostenpflichtig. Eine Übersicht sowie auch der Beginn der einzelnen Beschreibungsartikel sind jedoch frei einsehbar.

Ein Methodenverzeichnis kann für ein Projekt oder für ein elektronisches Projektmanagementsystem anhand folgender Kriterien aufgebaut werden:

  • Alphabetische Anordnung: Dieses Vorgehen ist aufgrund der bis heute entstandenen und weiterhin entstehenden Anzahl von Methoden, (je nach Katalog oft über 100) recht unübersichtlich, wenn es nicht in Kombination mit anderen Kriterien angewandt wird.
  • Anordnung nach Projektphasen: Pro Phase werden die zugehörigen Methoden benannt, die dann nach Bedarf eingesetzt werden können. Generell ist dieser Ansatz alleine kaum ausreichend, da auch hier die Übersichtlichkeit fehlen kann.
  • Anordnung nach Einsatzgebieten (wie Kreativität, Kommunikation, Analyse): Dieser Ansatz ist immer sinnvoll, da er schnell zur Auswahl geeigneter Methoden bei vorgegebener Problemstellung führt.

Um effizientes Arbeiten zu ermöglichen, sollte ein Methodenverzeichnis alle drei Kriterien berücksichtigen.

Grobe Methodenverzeichnisse lassen sich über die gängigen Suchmaschinen einfach finden. Sie enthalten oft Begriffe wie „Online-Lexikon für…“ oder „Die Top 7 meistgenutzten Methoden“.

Wesentlich genauer sind die folgenden Methodenverzeichnisse:

Methodenbeschreibung

Bei Methodenbeschreibungen werden einzelne Methoden immer so beschrieben, dass es für die Mitarbeiter nach entsprechender Schulung oder Einweisung möglich ist, die Methode einzusetzen. Dabei ist der Umfang einer Methodenbeschreibung entscheidend. Ist die Methodenbeschreibung zu kurz, so wird sie nicht verwendet, da wesentliche Informationen fehlen und ist sie zu lang, so wird sie nicht verwendet, weil das Erstellen oder Durcharbeiten zu aufwendig wären. Eine Herausforderung bei der Erstellung von Beschreibungen besteht somit darin, den passenden Umfang zu finden.

Eine weitere wichtige Einstufung bei der Methodenbeschreibung ist der jeweilige Aufwand zur Anwendung der Methode: welchen Anteil am Gesamtaufwand für das Projekt, ein Arbeitspaket oder einen Meilenstein hat die Anwendung der Methode?

Wann sollte man sich als Projektmanager Gedanken um die anzuwendende Methode machen?

Wenn alle Einzelprozesse klar herausgearbeitet wurden und im Phasenplan vorhanden sind. So sind eine Übersicht und eine frühzeitige Entscheidung möglich, welche Methoden für welche Phasen angewandt werden sollen. 

Ist ein Methodenverzeichnis mit den zugehörigen Methodenbeschreibungen für ein Projekt vorhanden, so ergeben sich zwei grundsätzliche Fragen beim Einsatz von Methoden:

• Wie suche und finde ich die richtigen Methoden?

• Wie setze ich die Methoden richtig ein?

Fazit

Auch wenn das Methodenverzeichnis und die Methodenbeschreibungen sehr gut schriftlich erfasst sind, sollte dennoch vor Projektstart den Anwendern – und damit insbesondere dem Projektteam – der Einsatz der jeweiligen Methoden erklärt werden. Dies kann zum Beispiel in einer Kick-off-Veranstaltung geschehen. Generell bietet es sich auch an, Schulungen oder Trainings anzubieten, um so das Know-how zu erhöhen und Konflikten vorzubeugen.

Eine gute Methodensammlung alleine reicht nicht aus, um ein Projekt erfolgreich zu gestalten. Es braucht immer noch einen erfahrenen Anwender und die richtige Einschätzung, wann welche Methode sinnvoll eingesetzt wird. Bei aller Methodik darf nicht vergessen werden, dass die Erfahrung und der gesunde Menschenverstand des Projektleiters und des Projektteams wesentliche Erfolgsfaktoren sind. Pragmatisches Vorgehen geht im Zweifel immer vor dogmatischer Anwendung von Methoden. Dann klappt es auch mit dem Projekt!

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