www.intelliExperts.de – Viele grundlegende Elemente des Projektmanagements lassen sich auf Projekte im Leben jedes einzelnen Menschen anwenden. Wie Sie ganz persönlich vom Projektmanagement profitieren und Job- sowie Privatalltag effizienter meistern, haben wir anhand der wichtigsten Projektmanagement-Werkzeuge für Sie zusammengestellt. Ein Umdenken lohnt sich! Unser Methodenwissen -> Daily Projektmeetings

In fast jedem Zeitmanagement-Handbuch finden Sie ein Kapitel über Tagesplanung und die Aufteilung von Aufgaben in kleine Stückchen, die Sie täglich erledigen können. Das Daily Scrum aus dem agilen Projektmanagement ist eine hervorragende Möglichkeit, eine solche Planung durchzuführen.

Dafür eignet sich ein tägliches, im Stehen gehaltenes Meeting. Im agilen Projektmanagement nennt man das Daily Stand-ups.

Ein wirklich effektives tägliches Daily Stand-up erfordert Experimentierfreude, Vorbereitung und Motivation, damit Sie die Vorteile dieses täglichen Kurzmeetings erleben können.

Ein kurzes Vokabular vorab:

Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement ist ein relativ junges Instrument, um schnell und flexibel auf mögliche Störungen im Projektablauf zu reagieren. In kurzen Planungszyklen werden Rückmeldungen und Probleme beim Erreichen von Ergebnissen abgestimmt und in die weitere Projektplanung integriert. Die intensive Zusammenarbeit und regelmäßiger Austausch in kurzen Meetings fördern den Teamgeist und wirken wertschöpfend.

Die Arbeit eines Scrum-Teams wird durch den Scrum Master erst möglich. Er steuert und kontrolliert die Abläufe, ohne in den Prozess selbst einzugreifen. Dazu gehören die Beseitigung von möglichen Hindernissen, die Konfliktbewältigung und die Leitung der Meetings. Er ist auch für die projektinterne und -externe Kommunikation zuständig.

Der Product Owner / Project Owner kommt oft aus dem Fachbereich. Seine Aufgaben bestehen außer aus der Genehmigung des Projekts insgesamt und der nötigen Ressourcen darin, die genauen Anforderungen zu definieren und sie im sogenannten Backlog zu verwalten und zu priorisieren. Er kümmert sich auch um die Stakeholder eines Projekts.

Auch die Stakeholder sind ein Teil der Scrum-Methode. Wer immer ein besonderes Interesse am Projektergebnis hat, wird entsprechend einbezogen. Stakeholder können Kunden, Investoren, Partner, Auftraggeber, Nutzer, das Management oder die IT sein.

Ein schlagkräftiges Scrum-Team kann auf das gesamte Wissensportfolio eines Unternehmens für das Projekt zugreifen. Aus den unterschiedlichen Abteilungen bilden sich interdisziplinäre Teams. Im Vordergrund steht das gemeinsame Interesse an einer Aufgabe, weniger die alten Seilschaften. Erst der breit aufgestellte Wissensfundus sichert die Integration aller Fachbereiche, deren Fähigkeiten zur Bewältigung der Aufgaben benötigt werden. Je nach Projektumfang können fünf bis zehn Teammitglieder in kurzer Zeit ein gesetztes Zwischenziel erreichen. Diese vorher festgelegten Zeiträume zur Bearbeitung von Aufgaben werden Sprints genannt. Die Aufgaben werden gemäß Priorisierung aus dem Backlog in den Sprint genommen.

Die drei Rollen bei Scrum

Mehr Informationen: https://www.projektassistenz-blog.de/agiles-projektmanagement/

Was passiert bei einem täglichen Stand-up-Meeting?

Das Entwicklungsteam und der Scrum Master nehmen an den täglichen Stand-up-Meetings teil. Die Teilnahme des Product Owners an den täglichen Stand-ups ist zwar nicht verpflichtend, er oder interessierte Teammitglieder aus anderen Projekten sind willkommen, können aber nur zuhören. Der Scrum Master stellt sicher, dass sie das Meeting in keiner Weise stören.

Die meisten Teams folgen einer Standardvorlage von drei Fragen, um die täglichen Meetings kurz und relevant zu halten. Diese lauten in der Regel:

• Was habe ich gestern erreicht?
• Was werde ich heute tun?
• Auf welche Hindernisse stoße ich?

Die erste Antwort sollte sehr kurz ausfallen. Die Zeit sollte darauf verwendet werden, Hindernisse zu identifizieren, bevor sie sich zu größeren Problemen auswachsen. Viele Teams behandeln ihr tägliches Stand-up nur als Status-Update für ihren Chef, aber es ist viel mehr als das. Tägliche Stand-ups sind eine Möglichkeit, Verpflichtungen gegenüber Ihren Teamkollegen einzugehen. Wie viele andere Rituale sind auch diese Treffen am effektivsten, wenn Sie die Werte hinter der Praxis verstehen. Andernfalls wird es zu einem sinnlosen Ritual.

Warum brauchen Sie tägliche Stand-up-Meetings?

Wenn mehrere Personen zusammenarbeiten müssen, gibt es zwangsläufig einige Herausforderungen. Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht kann einen großen Beitrag zur Entschärfung von Konflikten leisten, und das Abhalten von täglichen Stand-ups hilft Ihrem Team, auf dem gleichen Stand zu bleiben.

In einem agilen Projekt, in dem sich von einem Sprint zum nächsten eine Menge ändern kann, ist es unerlässlich, dass das gesamte Team über alle Vorgänge und deren Auswirkungen auf das Projekt informiert ist.

Mit dem Team zusammenarbeiten

Wenn Sie Zeit mit Ihrem Team verbringen, können Sie sich mit ihnen als Persönlichkeiten auseinandersetzen. Die Teamdynamik wird nicht nur durch die Art Ihrer Arbeit beeinflusst, sondern auch durch die Persönlichkeiten und die Beziehungen innerhalb Ihres Teams. Über den gegenseitigen Respekt hinaus ist es wichtig, dass Ihre Teammitglieder in der Lage sind, eine Beziehung zueinander aufzubauen.

Teilen ist wichtig.

Zwei Gehirne arbeiten besser als eines. Egal, ob es um die Lösung von Problemen oder die Optimierung einer bestehenden Praxis geht, der Austausch von Wissen innerhalb eines Teams wird die Effizienz erheblich steigern.

Best Practices

Beleben Sie Ihre Meetings

In den meisten Team-Standup-Meetings fungiert der Scrum-Master als Moderator und entscheidet, wer als nächstes spricht. Dies ist ein subtiler Akt gegen die Selbstorganisation. Sie könnten andere Methoden wie Round-Robin (dies beginnt mit einer zufälligen Person und geht im Uhrzeigersinn oder gegen den Uhrzeigersinn) oder Pass-the-Token (bei dem nur die Person, die den Token hält, sprechen kann, woraufhin sie den Token an eine zufällige Person wirft) verwenden. Bei vorhersehbaren Mechanismen wie Round-Robin werden die Sprecher oft ignoriert, bis sie an der Reihe sind, während zufällige Methoden wie Pass-the-Token das Team auf Trab halten.

Zu vermeiden

Problemlösung

Das Erkennen von Hindernissen ist ein wichtiges Ziel eines täglichen Stand-ups, aber es ist nicht der Ort für Problemlösungen. Sie können ein Verbesserungsbrett führen, auf dem Probleme notiert werden, sobald sie erkannt werden. Mit einer visuellen Bestätigung des Problems ist es weniger wahrscheinlich, dass das Team während des Meetings darauf eingeht. Wenn ein Problem identifiziert wird, weisen Sie die Verantwortung einem Teammitglied zu und alle weiteren Diskussionen werden vertagt.

Es ist auch wichtig, über Dinge zu sprechen, die FERTIG sind und nicht mehr in Arbeit. Wenn Sie Ihre Aufgabe in Teilaufgaben zerlegen, die vier Stunden oder weniger dauern, haben Sie die Möglichkeit, jeden Tag zu sagen, dass Sie etwas geschafft haben. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Sie jeden Tag zumindest einen kleinen Schritt nach vorne machen. Wenn Sie während des Daily Scrum nichts zu sagen haben, dann haben Sie wahrscheinlich ein Problem, das es wert ist, erwähnt zu werden (z. B. eine Aufgabe, die für vier Stunden oder weniger geplant war, wurde schwieriger als Sie erwartet haben).

Berichterstattung an den Leiter

Wenn der Scrum Master der Moderator ist und das Team der Drei-Fragen-Schablone folgt, neigen die Teammitglieder dazu, dem Scrum Master ins Gesicht zu sehen, wenn sie sprechen. Anstelle eines Meetings wo jeder jedem berichtet kann daraus ein Meeting werden, indem Einzelpersonen an den Moderator berichten. Das Rotieren des Moderators für jedes Meeting, das Ändern der Position der Teammitglieder oder sogar eine so kleine Handlung wie das absichtliche Unterbrechen des Augenkontakts durch den Moderator kann die Leute dazu ermutigen, mit ihrem Team zu sprechen.

Geringe Energie

Das Tempo eines Meetings kann sich aus verschiedenen Gründen verlangsamen – die Leute sind unvorbereitet, die Redner fangen an zu schwafeln, oder alle sind mit dem Sprechen fertig, eine unangenehme Stille entsteht. Das Abschweifen kann durch das Timing Ihrer Meetings reduziert werden. Wenn Ihr Team unvorbereitet ist, sollten Sie darüber mit ihm sprechen, um herauszufinden, ob es ein größeres Problem gibt.

Ein tägliches Stand-up-Meeting ist ein wichtiges Instrument, das die Kommunikation und damit die Effizienz in Ihrem Team erheblich verbessern kann. Es ist wichtig, sich bewusst zu machen, warum man etwas tut, um es richtig zu machen, egal wie klein oder routinemäßig die Übung ist. Seien Sie sich also Ihrer täglichen Scrum-Meetings bewusst, mischen Sie die Dinge mit neuen Übungen auf, wenn Sie feststellen, dass die Meetings ein wenig ritualisiert werden, und werfen Sie regelmäßig einen neuen Blick darauf, wie Sie es noch besser machen können.

Nennen Sie es tägliches Scrum, tägliches Standup, Morgenappell, Morgenmeeting, diese Meetings sind ein sehr wichtiger Teil Ihres Tages. Das tägliche Standup-Meeting hilft Ihnen und Ihrem Team, ein gemeinsames Verständnis für Ihre Ziele zu haben. Mit diesem Meeting stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied auf das gleiche Ziel hinarbeitet, so dass Sie ein effektives Team haben werden! Tägliche Standup-Meetings sind ein sehr effektives Mittel, um das Engagement in Ihrem Team sicherzustellen. In dem Meeting tauschen Sie sich über Probleme und Verbesserungen aus. Sie werden den Status der Arbeit jedes Einzelnen kennen, wissen, ob es etwas gibt, das sie zurückhält und auf welche Weise Sie sich gegenseitig helfen können. Stellen Sie sicher, dass sich jeder wohl dabei fühlt, seine Probleme zu teilen.

Was halten Sie davon? Sind Sie bereit, diese Art von Meetings in Ihren privaten Alltag einzuführen?

Nachdem Sie jetzt alle nötigen Schritte kennen, steht dem Stand-up-Meeting im privaten nichts mehr im Weg. Ob morgens, bevor es zur Arbeit geht nochmal kurz die wichtigsten Umbauarbeiten im Haus oder abends die zu erledigenden Aufgaben für den nächsten Tag besprochen werden: Man geht mit einem guten Gefühl ins Bett!

Zusammenfassung

• 15 Minuten oder weniger. Halten Sie Ihre täglichen Stand-up-Meetings bei 15 Minuten oder weniger. Manche Leute neigen dazu, ins Geschichtenerzählen abzuschweifen. Manche Leute wollen sich sofort in die Problemlösung stürzen, nachdem sie ein Problem gehört haben. Aber erinnern Sie sich und Ihr Team daran, dass die täglichen Stand-up-Meetings nicht dazu da sind, Probleme zu lösen oder lange Diskussionen zu führen.
• Seien Sie pünktlich! Diese Meetings dauern nur 15 Minuten. Um sicherzustellen, dass alle beteiligt sind, seien Sie pünktlich, an jedem einzelnen Tag. Es wird dem Teamgeist nicht zuträglich sein, wenn einige Leute zu spät kommen.
• Halten Sie das Team bei der Stange. Die Gedanken der Leute schweifen schnell ab. Sorgen Sie dafür, dass sie beschäftigt bleiben. Sie können zum Beispiel einen Token verwenden, der herumgereicht wird und anzeigt, wer an der Reihe ist. Dies hält die Teammitglieder auf Trab und sie bleiben konzentriert.
• Legen Sie entdeckte Probleme auf Eis. Versuchen Sie nicht, Probleme während dieser Besprechung zu lösen. Entdeckte Probleme können von der betreffenden Person oder Untergruppe unmittelbar nach der Besprechung gelöst werden. Die Besprechung darf nicht länger als 15 Minuten dauern, versuchen Sie also nicht, während dieser Besprechung Probleme zu lösen.
• Halten Sie es lustig! Beginnen Sie jedes Stand-up-Meeting mit einem Witz, Meme, Gif, Comic, Zitat, etc. Das hält das Interesse hoch und sorgt dafür, dass es lustig und knackig bleibt.
• Sagen Sie „Danke“. Wenn Ihnen ein Kollege bei etwas geholfen hat, vergessen Sie nicht, ihm dafür zu danken! Jemandem zu danken, hilft ihnen, eine gute Arbeitsbeziehung aufzubauen.
• Halten Sie Ihr tägliches Stand-up-Meeting rund um das Task Board ab. Treffen Sie sich dort, wo die Arbeit stattfindet. Wenn Sie das tägliche Meeting abhalten, ist es viel einfacher, wenn die Teammitglieder auf Punkte und Aufgaben auf einem Task Board zeigen können. Das hilft Ihnen, fokussiert zu bleiben und verhindert, dass Sie über Dinge sprechen, die nichts miteinander zu tun haben.
• Signalisieren Sie das Ende. Wenn Sie den Beginn des Meetings signalisieren, dann signalisieren Sie auch das Ende des Meetings. Wenn die letzte Person gesprochen hat, ist die allmähliche Erkenntnis, dass es Zeit ist, wegzugehen, nicht wirklich anregend. Dies ist also die letzte Gelegenheit, die Teammitglieder anzuregen, bevor sie wieder an die Arbeit gehen. Sie könnten einen Team-Jubel oder eine Unterschrift zum Abschied verwenden. Los Team!
• Stehen Sie tatsächlich auf. Ja, es heißt „Stand-up-Meeting“, also lassen Sie alle Teilnehmer während des Meetings aufstehen. Das wird alle daran erinnern, es kurz zu halten, wenn sie körperliches Unbehagen durch zu langes Stehen verspüren. Eine einfache Möglichkeit, das Stehen zu fördern, besteht darin, das Meeting dort abzuhalten, wo es keine Stühle uns z. B. Bistrotische gibt.

Kennen Sie schon unsere Webseite www.intelliexperts.de?

Titelbild: Photo 73614132 © Daniel12689 | Dreamstime.com