Die Einführung vieler PMOs scheitert daran, dass ihr Mehrwert für das Unternehmen nicht wahrgenommen wird. Dieser Beitrag informiert Sie über mögliche Kennzahlen (KPIs), mit denen Sie die Leistung Ihres Project Management Office effizient messen und bewerten können.
Die Spannung ist körperlich spürbar.
Hundertausende Menschen halten andächtig den Atem an. Das einzige was sie wahrnehmen sind die acht durchtrainierten Athleten im Zentrum des Stadions. Diese wiederum scheinen wie in Trance. Sie konzentrieren sich einzig und allein auf ihren Körper und auf die Aufgabe, die vor ihnen liegt. Aus einem Lautsprecher ertönt ein Befehl: „Set“. Die Sportler gehen in Stellung, dann ein Schuss. Sie katapultieren ihre Körper nach vorne und sprinten los. Knapp 10 Sekunden später ist alles vorbei. Das Stadion explodiert in ohrenbetäubenden Jubel. Weltrekord.
Die Aufmerksamkeit liegt nun nicht mehr bei den Athleten, sondern auf einer schlichten Anzeigetafel. Acht Hochleistungssportler haben soeben fast menschenunmögliches vollbracht. Doch plötzlich interessiert sich alle Welt nur noch für eine schlichte Zahl auf einer Tafel. Nur noch die Kennzahl des Erfolgs ist von Bedeutung.
Ohne diese Kennzahl gäbe es keinen Erfolg. Oder zumindest wäre er nichts wert. Ohne diese Kennzahl wäre nichts passiert außer, dass einige Menschen mehr oder weniger schnell gerannt wären. Ohne diese Kennzahl hätten wir keinen Vergleichswert. Vielleicht war ein anderer Mensch ja schon einmal schneller. Oder vielleicht hat der gleiche Sportler im Jahr davor eine bessere Leistung erbracht. Was bringt es also, einen Wettkampf anzuschauen, wenn wir den sportlichen Wert nicht bemessen können?
Ohne Vergleich gibt es keinen Erfolg. Ohne Vergleich gibt es keinen Mehrwert. Das gilt nicht nur im Hochleistungssport, sondern überall wo Wert bemessen werden muss. Sie wissen natürlich längst worauf ich hinauswill: Selbstverständlich gilt dies auch für das Project Management Office.
Warum Sie den Erfolg Ihres PMO messen sollten
Die Einführung eines PMO ist ein komplexer und langwieriger Prozess. Dieser scheitert nur allzu häufig an Widerständen aus der Belegschaft. Ein besonders weit verbreitetes Argument gegen das Project Management Office ist, dass es keinen signifikanten Mehrwert, sondern lediglich zusätzliche Bürokratie schaffen würde.
Dieser Vorwurf wird früher oder später den meisten PMOs begegnen. Smarte PMOs sollten also so früh wie möglich Kennzahlen (KPIs) entwickeln, an denen sich ihr Erfolg messen lässt.
Definition: KPIs fürs PMO
KPI steht für Key Performance Indicator. Dieser Begriff bezeichnet laut Wikipedia Leistungskennzahlen „anhand derer der Fortschritt oder der Erfüllungsgrad hinsichtlich wichtiger Zielsetzungen oder kritischer Erfolgsfaktoren innerhalb einer Organisation gemessen und/oder ermittelt werden kann“.
Unternehmen können diese Kennzahlen nutzen, um den Erfolg von Teilaktivitäten zu messen. Um also seinen Mehrwert fürs Unternehmen zu demonstrieren, muss das PMO gemeinsam mit seinen Stakeholdern bestimmte KPIs vereinbaren, anhand derer sein Erfolg bemessen werden kann. Nur so kann das PMO erfolgreich sein.
Mögliche PMO KPIs
Passende Kennzahlen für die Erfolgsmessung des PMOs zu finden ist gar nicht so einfach. Im Folgenden haben wir deswegen potentielle Key Performance Indicators für Sie aufgelistet. Die einzelnen Erfolgsfaktoren haben wir zur besseren Übersicht in fünf Bereiche aufgeteilt. Genannt werden potentielle Ziele des Project Management Office und passende metrische Indikatoren.
Ein Anspruch auf Vollständigkeit besteht natürlich nicht. Und um sie in der Praxis anwenden zu können, müssen Sie sie logischerweise noch an Ihr Projektportfolio und die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Aber es ist ein Anfang und wird Ihnen einen guten Überblick darüber geben, wie Sie die Performance Ihres PMOs messen können.
- Projektmanagement
- Portfoliomanagement
- Stakeholder Management
- Strategischer Beitrag
- Return on Investment (ROI)
PMO KPIs für Projektmanagement
| Ziel | Kennzahl | |||
|---|---|---|---|---|
| Verbesserte Vorhersage der Projektkosten | Verbesserung des Verhältnisses von Kostenvorhersage und tatsächlichen Kosten | |||
| Verbesserte Projektmanagement-Prozesse | Verbesserte Erfolgsrate der Projekte: Verhältnis erfolgreicher Projekte zu Gesamtmenge der Projekte innerhalb eines bestimmten Zeitraums | |||
| Verbesserte Projektmanagement-Prozesse | Verbesserte Trainingsrate der Projektmitarbeiter: Trainingsstand der Projektmitarbeiter vorher und nachher | |||
| Verbesserte Akzeptanz der Projektmethoden | Vergleich von geforderter Leistung und abgelieferter Leistung bei gleicher Methode |
PMO KPIs für Portfoliomanagement
| Ziel | Kennzahl | |||
|---|---|---|---|---|
| Verbesserte Erfolgsrate des Projektportfolios | Erfolgreiche Projekte im Portfolio im Verhältnis zur Gesamtmenge der Projekte im Portfolio | |||
| Verbessertes Change-Management | Prozentzahl der Projekte mit dem gleichen Fortschrittsgrad über mehrere Reporting-Perioden |
PMO KPIs für Stakeholder Management
| Ziel | Kennzahl | |||
|---|---|---|---|---|
| Verbesserte Kunden-/Nutzerzufriedenheit | Durchschnitt der Kunden-/Nutzerzufriedenheit im Vergleich zu vorherigen Quartalen oder Jahren. | |||
| Verbesserte Kundenzufriedenheit | Bessere Ergebnisse bei gleichem Budget: Wurden unter Einhaltung des geplanten Budgetrahmens alle vereinbarten Ziele komplett erreicht? | |||
| Verbesserte Zufriedenheit der Projektmitarbeiter | Durchschnitt der Zufriedenheit der Projektmitarbeiter im Vergleich zu vorherigen Quartalen oder Jahren | |||
| Größere Akzeptanz des Projektgeschäfts im Unternehmen | Verbesserung der Karrieremöglichkeiten im Projektmanagement |
KPIs für strategischen Beitrag des PMOs
| Ziel | Kennzahl | |||
|---|---|---|---|---|
| Verbesserte Erfolgsrate strategisch wichtiger Projekte | Verbesserung des Verhältnisses erfolgreich abgeschlossener strategisch wichtiger Projekte zur Gesamtmenge der strategisch wichtigen Projekte | |||
| Verbesserung von Time-to-Market | Verstrichene Zeit zwischen Projektkonzeption und Projektbeginn => Wie lange brauchen wir, um ein Projekt zu starten - vorher und nachher | |||
| Verbesserung von Time-to-Market | Verstrichene Zeit zwischen Projektkonzeption und Projektabschluss => Wie lange brauchen wir, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen – vorher und nachher |
PMO KPIs für Return on Investment (ROI)
| Ziel | Kennzahl | |||
|---|---|---|---|---|
| Verbesserung der erreichten Unternehmensziele | Verhältnis von erreichten Unternehmenszielen zu angestrebten Unternehmenszielen des Jahres – vorher und nachher | |||
| Verbesserung der erreichten Unternehmensziele | Post-Projekt-Review des ROI: Wurde der angestrebte ROI des Projekts erreicht? | |||
| Verbesserter Jahres-ROI | Simple Analyse des ROI aller Projekte, die vom PMO koordiniert wurden |
Anwendung in der Praxis – So bringen Sie Ihr PMO zum Erfolg
Bei den oben aufgezählten Zielen und Kennzahlen handelt es sich lediglich um einige anschauliche Beispiele. Um nun den individuellen Erfolg Ihres Project Management Office messen zu können, sollten Sie die vorgeschlagenen Kennzahlen betrachten und herausfinden, welche davon auch für Sie in Frage kommen könnten.
Im nächsten Schritt sollten Sie sie mit allen in Frage kommenden Stakeholdern diskutieren. Typischerweise sind dies das Top-Management, Senior-Projektmanager und natürlich die Verantwortlichen des PMOs. Alle Beteiligten sollten sich auf relevante Indikatoren einigen. Nur so kann später intersubjektiv über Erfolg oder Misserfolg des Project Management Office geurteilt werden.
Eine solches Abkommen sollte auch beinhalten, wie oft und worüber das PMO berichten soll. Dies ist wichtig, da es Zweck und Nutzen des PMOs klärt. Nach einer Einigung über die Rahmenbedingungen sollte der Status quo dokumentiert werden. Dies dient als Baseline, damit erzielte Verbesserungen später auch greifbar gemacht werden können. Bereits dokumentierte Informationen aus vergangenen Projekten können hier bei sehr hilfreich sein.
Als nächstes sollte eine Art Dashboard erstellt werden, auf dem Erfolge festgehalten und regelmäßig kommuniziert werden können. Hier werden diejenigen Daten gesammelt, validiert und beurteilt, die benötig werden, um aussagekräftige Reports zu verfassen. Dies dient der permanenten Kontrolle der Performance – falls diese sinkt, kann sofort korrigierend gehandelt werden.
In einem letzten Schritt sollte der Erfolg des Project Management Office aktiv beworben werden. Nur wenn er regelmäßig an alle Beteiligten kommuniziert wird, kann sich das PMO langfristig etablieren. Dazu dienen beispielsweise das unternehmenseigene Intranet, ein Newsletter oder eigens verfasste Fallbeschreibungen.
Fazit
Der Jubel ist längst verklungen. Die Ränge haben sich geleert und die Masse der sportbegeisterten Fans hat sich in alle Himmelsrichtungen verstreut. Doch diesen Tag werden sie in Erinnerung behalten. Denn an diesem Tag wurden Höchstleistungen erreicht. Und diese Höchstleistungen wurden greifbar und vergleichbar gemacht. Daran kann man festhalten. Davon kann man anderen Menschen berichten…
Ich hoffe, dieser kleine Exkurs in die Welt des Hochleistungssports konnte Ihnen ein Verständnis dafür vermitteln, warum auch das Project Management Office nicht ohne Kennzahlen des Erfolgs (Key Performance Indicators) bestehen kann. Im Projektmanagement kommt es ebenso wie im Sport auf Leistung an. Und Leistung muss messbar sein, sonst können wir uns als Menschen keine Vorstellung von ihr machen. Nur etwas, das wir messen können, können wir vergleichen. Und nur etwas, das wir vergleichen können, können wir intersubjektiv bewerten.
Und wie sehen Sie das? Werden Sie die Leistung Ihres Projet Management Office in Zukunft messbar machen?
