Project Management Office (PMO) 2017 – Was ist das eigentlich?

Project Management Office, Program Management Office oder Portfolio Management Office…

Es gibt eine Reihe von Begriffen im Projektmanagement, die den Vorstellungen nach nicht unterschiedlicher sein könnten. Einer davon ist die Bezeichnung PMO. In diesem Beitrag bietet Ihnen IT-Projektmanager Falk Janotta eine mögliche Definition des Begriffs. Außerdem finden Sie hier unser geballtes PMO-Wissen aus über einem Jahr Recherche kompakt auf einen Blick:

• Einleitung
• PMO-Definition
• Der Unterschied von PMO und Projektassistenz
• Die wichtigsten Gründe für ein Project Management Office
• Einführung eines PMOs – So bereiten Sie sich richtig vor
• Die verschiedenen Formen des PMOs
• So finden Sie die richtige Besetzung für Ihr PMO
• Typische Aufgaben des Project Management Office
• Das PMO im agilen Projektumfeld
• So etablieren Sie das PMO langfristig im Unternehmen
• Die wichtigsten Gründe, warum PMOs scheitern
• Erfolgsmessung für das PMO – Mögliche KPIs

Willkommen auf dem Fachblog für PMO und Projektassistenz!

Hallo, mein Name ist Falk Janotta und ich bin seit vielen Jahren als CIO/IT-Leiter sowie als Programm- und Projektmanager tätig. Mein 14. Jahr als freiberuflicher IT-Interimsmanager hat soeben begonnen und mir sind Projektbüros und Projektassistenzen in sehr vielen Formen begegnet.

In unserem Fachblog gebe ich diese Praxis-Erfahrungen weiter. Damit möchte ich zur Definition und zum nutzbringenden Einsatz dieser wichtigen Instrumente im Projektmanagement beitragen.

Um auch wirklich alle relevanten Informationen über das Project Management Office zu sammeln, haben wir im vergangenen Jahr (2016) stapelweise Projektmanagement-Literatur, Fallbeispiele und Erfahrungsberichte studiert. Unsere gesamten Erkenntnisse haben wir auf diesem Blog zusammengetragen und in kompakte Beitrage verpackt.

Zur besseren Übersicht unserer gesammelten Informationen präsentiere ich Ihnen nun diese umfassende Sammlung. Hier finden Sie alles, was es über das Project Management Office zu wissen gibt, auf einen Blick:

Ich hoffe, dass auch für Sie die richtigen Beiträge dabei sind, und wünsche Ihnen viel Freude bei der Lektüre. Lassen Sie mich wissen, welche Erkenntnisse Sie in Ihrer eigenen Arbeit erfolgreich verwenden konnten. Beste Grüße

PMO-Definition

Mal steht PMO für Project Management Office, mal für Program Management Office und mal für Portfolio Management Office.

Für mich unterstützt ein Project Management Office einzelne Projekte im Unternehmen mehr oder weniger unabhängig voneinander, indem es dem jeweiligen Projektmanager dedizierte Projektassistenzen und andere Hilfsmittel, zum Beispiel Standards, Richtlinien, Vorlagen und Prozessbeschreibungen, zur Verfügung stellt.

Das Program Management Office ist einem Programm zugeordnet und dient dem Programmmanager und allen involvierten Projektmanagern als professionelle Unterstützung. Ein Programm ist für mich eine Menge von Projekten, die gleichsam zur Erreichung des Programmzieles beitragen. Ein Programm umfasst dabei in den meisten Fällen, anders als ein Portfolio, nicht alle Projekte eines Unternehmens.

Im Projektportfolio eines Unternehmens sind alle Projekte zusammengefasst. Das entsprechende Portfolio Management Office ist die oberste Instanz des Projektmanagements und sorgt für die Definition der Prozesse, legt die anzuwendenden Methoden fest, bestimmt Richtlinien und stellt Vorlagen zur Verfügung. Häufig stellt das Portfolio Management Office auch Ressourcen wie Projektmanager, Projektmitarbeiter und Projektassistenzen.

Je nach Ausprägung gilt die strategische Ausrichtung (Prozesse, Standards, Methoden, Richtlinien, Vorlagen) eines PMOs für alle drei Varianten. Dabei können die Ressourcen sowohl intern als auch extern rekrutiert werden, zum Beispiel über unsere spezialisierte Vermittlungsagentur intelliExperts aus Würzburg.

PMO oder Projektassistenz? Das sind die Unterschiede

Nachdem Sie nun meine persönliche Definition der Varianten eines PMOs kennen, ist es mir weiterhin sehr wichtig, diesen Begriff inhaltlich klar abzugrenzen. Denn allzu oft begegnen mir in der Praxis Fälle, in denen das Project Management Office fälschlicherweise mit einer professionellen Projektassistenz gleichgesetzt wird, die explizit nur einem Projekt zugeordnet ist.

Doch tatsächlich unterscheiden sich beide Begriffe bei genauerer Betrachtung recht deutlich voneinander. Bevor wir also tiefer in die Thematik des PMOs einsteigen, empfehle ich zum besseren Verständnis zunächst einen Blick auf die Unterschiede zu werfen:

Die wichtigsten Gründe für ein Project Management Office

Ein Hauptgrund für die Einführung eines Project Management Office ist die Vereinheitlichung von Projektmethoden. Sie bewirkt eine wichtige Entlastung für den Projektleiter und das Projektteam. Neben verbessertem Wissenstransfer und effektiverer Kommunikation werden durch ein Project Management Office weiterhin auch alle Projekte an die Unternehmensstrategie angepasst.

Welche Gründe darüber hinaus noch für ein PMO sprechen, lesen Sie im folgenden Beitrag:

PMO-Einführung – So bereiten Sie sich vor

Meine persönliche Erfahrung zeigt außerdem deutlich, dass auf dem Weg zur erfolgreichen PMO-Einführung einige Stolperfallen aus dem Weg geräumt werden müssen. Leider erfahren frisch eingeführte PMOs in der Praxis meist nicht nur Unterstützung im Unternehmen.

Viele Mitarbeiter fühlen sich in ihrer Souveränität bedroht und gehen deswegen in Opposition zum PMO. Idealerweise beginnen Sie deswegen mit einer Stakeholder- und Umfeldanalyse, um das Project Management Office zielgenau auszurichten. Unser dazugehöriger Beitrag hilft Ihnen zu verstehen, was ich damit im Detail meine:

Die verschiedenen Formen des PMOs

Nachdem Sie nun im Bilde über die Vorzüge und nötigen Vorbereitungen sind, stellt sich als nächstes die Frage nach der geeigneten Form des PMOs. In Abhängigkeit der Größe und Anzahl der Projekte des Unternehmens ergeben sich viele unterschiedliche Funktionen und Einsatzmöglichkeiten. Diese müssen stets individuell (und kontinuierlich) aufeinander abgestimmt werden.

Abgängig von Ihren individuellen Anforderungen können Sie Ihr PMO entweder mit strategischen (SPMO), unterstützenden oder weisenden Aufgaben betrauen. Häufig ist auch eine Kombination sinnvoll. Ich empfehle Ihnen zur leichteren Einordnung einen Blick auf den passenden Beitrag:

Die richtige Besetzung des PMOs

Als erfahrener Interimsmanager möchte ich Ihnen auch Folgendes mit auf den Weg geben: Ihr Project Management Office steht und fällt zwangsläufig auch mit der Qualität seiner Besetzung. Ist die richtige Positionierung im Unternehmen gefunden, gilt es frühzeitig einen PMO-Leiter zu bestimmen, der wiederum die richtigen Mitarbeiter für sich auswählt.

Wie ich bei den bisherigen Beiträgenja bereits aufgeführt habe, existieren im Unternehmen zahlreiche Bezugsgruppen für ein Project Management Office. Welche weiteren Probleme dabei durch interne Machtansprüche, individuelle Anforderungen oder unklare Verteilung von Aufgaben auftreten können, erfahren Sie hier:

Typische PMO-Aufgaben

Wenn ich mich spontan für die wichtigste aller PMO-Aufgaben entscheiden müsste, dann würde ich Ihnen entgegnen: die bestmögliche Unterstützung für Projekte des Unternehmens bieten.

Wirklich konkret ist diese Aussage zugegebenermaßen allerdings nicht. Daher haben wir eine ausführliche Übersicht von insgesamt 60 möglichen Einsatzfeldern und Aufgaben im PMO-Alltag für Sie zusammengestellt.

Das agile Project Management Office

Oft begegne ich auch Menschen, die fest davon überzeugt sind, dass ein Project Management Office sich nicht in ein agiles Projektumfeld integrieren lässt. Um eins schon mal vorwegzunehmen: ja, es ist tatsächlich nicht leicht – aber definitiv möglich!

Ein agiles PMO kann durchaus funktionieren. Denn gerade im modernen Projektmanagement zählt Flexibilität zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren. Deswegen ist ein kombinierter Ansatz aus Agilität und Standardisierung auch absolut zeitgemäß. Wie ein agiles Project Management Office im Projekt Nutzen schaffen kann lesen Sie hier:

Das PMO im Unternehmen etablieren

Damit sich Ihr PMO nach der erfolgreichen Einführung auch langfristig etabliert, gibt es von mir eine ganz klare Empfehlung: Mehrwert und Nutzen für das Projektmanagement schaffen. An möglichst vielen Stellen. Immer und immer wieder. Der Schlüssel zum Erfolg liegt dabei wie so im Projektmanagement in der richtigen Kommunikation.

Und die gelingt nur, wenn folgende Fragen beantwortet sind: welche Parteien im Unternehmen haben eigentlich welche Anforderungen an das PMO? Welche Erfolgsfaktoren werden in der Praxis von den Mitarbeitern des Unternehmens akzeptiert? Bekommen die Mitarbeiter in Projekten auch tatsächlich genug Unterstützung vom PMO? Mehr dazu in unserem Fachbeitrag:

Die wichtigsten Gründe warum PMOs scheitern

Dass manche Dinge im Leben trotz größter Sorgfalt scheitern, ist kein Geheimnis. Erfolg ist im Projektmanagement leider nicht immer vorprogrammiert: Egal ob unpassende Methoden, fehlerhafte Prozesse oder unklare Anforderungen – viele Projekte scheitern.  Genauso wie manches Projekt in der Praxis scheitert, scheitern auch viele PMOs.

Nachdem wir nun viele Tipps und Erfolgsfaktoren beleuchtet haben, lohnt sich auch ein Blick auf die Liste der gängigsten Fehler. Erfolgreiches Projektmanagement bedeutet auch, aus Fehlern zu lernen. Lernen Sie also lieber aus Fehlern anderer, anstatt sich selbst einzureihen.

Erfolgsmessung des Project Management Office

Den vorherigen Beiträgen können Sie entnehmen, dass PMOs vor allem deswegen scheitern, weil ihr Erfolg im Unternehmen nicht wahrgenommen wird. Nur, wenn dem Project Management Office aussagekräftige Kennzahlen (KPIs) und sinnvolle Erfolgsfaktoren zugeordnet werden, kann dessen Mehrwert greifbar gemacht werden.

Im folgenden Beitrag erfahren Sie alles, was Sie über mögliche Key Performance Indicators wissen müssen, und wie Sie diese an Ihre individuellen Anforderungen anpassen können:

Haben Sie noch Fragen?

Ich hoffe, dieser Beitrag konnte Ihnen einen guten Überblick über die zahlreichen Möglichkeiten des Project Management Office vermitteln. Bestimmt ist Ihnen spätestens jetzt bewusst, wie vielseitig sich das PMO in den verschiedenen Bereichen des Projektmanagements einsetzen lässt. Ebenso vielfältig wie die Möglichkeiten und Chancen sind jedoch auch die Risiken und Unwägbarkeiten bei der Einführung des PMOs.

Haben Sie also noch weitere Fragen, benötigen eine kostenlose Beratung oder sind auf der Suche nach professionellen Kandidaten für Ihr PMO? Dann kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen sehr gerne weiter!