www.intelliExperts.de – Sie haben die Leitung eines wichtigen Projektes übernommen. Sie haben vertraglich alles Wichtige festgelegt und stehen nun vor der Erstellung des Projektplans. In diesem Plan sollte auch die Stakeholderanalyse enthalten sein. Wieso?
An einem Projekt sind immer mehrere Menschen beteiligt. Manche sind voll motiviert, andere nicht. Manche stehen hinter dem Projekt, andere nicht. Wie finden Sie jedoch heraus, wer ihrem Projekt zu- oder abträglich ist? Wer hat einen hohen Einfluss auf das Projekt und wer einen niedrigen? Zur Beantwortung dieser Fragen gibt es die Stakeholderanalyse.
Die Stakeholderanalyse ist Teil der Umfeldanalyse. Der Begriff „Umfeld“ bezieht sich selbstverständlich auf ihr zu leitendes Projekt, in dessen Umfeld es sowohl interne als auch externe Einflussfaktoren sozialer und sachlicher Art gibt.
Interne und externe Einflussfaktoren – Das Projektumfeld
Als interne Faktoren gelten Dynamiken im Team, in der Abteilung oder im Unternehmen. Man bezeichnet sie auch als soziale Faktoren. Sachbezogene interne Faktoren beziehen sich zum Beispiel auf Unternehmensziele, verfolgte Trends und interne Richtlinien.
Als externe Faktoren gelten außerhalb des Projektes stehende Personen, Institutionen, , Gesetze, Richtlinien und Ereignisse. Zu den sozialen externen Faktoren gehören zum Beispiel Gewerkschaften, Betriebsräte, Betriebsvereinbarungen und Gesetze. Zu den sachbezogenen externe Faktoren zählen unter anderen Unternehmensstrategie, Methoden- und Prozessvorgaben oder auch gesetzliche Vorgaben wie Datenschutz oder Arbeitszeitregelungen.
Stakeholder: Definition und Identifizierung
Ein Stakeholder ist eine Person, die aus den unterschiedlichsten Gründen Interesse am Projekterfolg – manchmal auch am Scheitern – hat. Der Stakeholder kann entweder direkt oder indirekt Einfluss auf Ihr Projekt ausüben.
In einem ersten Schritt müssen die Stakeholder identifiziert werden. Dabei gilt als wichtigstes Kriterium, dass Stakeholderanalysen stets vertraulich und im engsten Projektteam bleiben müssen. Kaum auszudenken, was passiert, wenn die Daten genau der Person in die Hände fallen, die sie als dem Projekt abträglich eingestuft haben.
Einstufung
Im Rahmen eines fundierten Stakeholdermanagements müssen Sie jetzt den Grad des Einflusses einstufen. Ist der Einfluss der Person auf das Projekt groß oder klein?
Die jeweilige Person wird an der entsprechenden Außen- oder Innenposition auf der unten aufgeführten Abbildung eingetragen. Das gleiche gilt für die Evaluierung, ob die Person Ihr Projekt unterstützt, einen neutralen Standpunkt hat oder es bekämpft.
Auch unentschiedene Personen sollten eingetragen werden, oder auch solche die durch einen Karriereschub plötzlich mehr Einfluss haben als vorher.
Wie kommen Sie zu den entsprechenden Informationen über die einzelnen Personen? Sie sind ja schließlich kein Privatdetektiv. Den sollten Sie übrigens auch nicht dafür engagieren!
Flurgerede, Meetings, Verhalten – Wichtige Informationen zur Einstufung
Ein Projektmanager muss seine Augen und Ohren stets offenhalten, um eine genaue Stakeholderanalyse erstellen und aktuell halten zu können.
Er muss eine exzellentes kommunikative Kompetenz haben. Dazu gehört es auch, die Momente zu erkennen, in denen es besser ist, Menschen in ihrem Redefluss zu bestärken, selbst zu schweigen und sie mehr als den arbeitsüblichen Small-Talk erzählen zu lassen.
Wo ihre Stakeholder das Projekt gefährden können oder Sie besonders vorteilhaft unterstützen können, sollten Sie in diesem Schritt durch Menschenkenntnis und politisches Geschick herausfinden. Dabei helfen Ihnen die nachfolgenden Schritte:
a) Identifizieren Sie die Stakeholder.
b) Analysieren Sie deren Einflusspotential.
c) Bewältigen Sie Unentschlossenheit durch Informationen und Kommunikation.
d) Überwachen Sie Aufsteiger und dem Projekt abträglich eingestellte Personen mit großem Einfluss.
e) Steuern Sie gezielt jene Leute, die Ihr Projekt unterstützen und protegieren.
Umgang mit Stakeholdern und Diplomatie
Um das Projekt mit geringstmöglichen Risiken erfolgreich abschließen zu können, ist Diplomatie im Umgang mit den Menschen gefordert. Das bedeutet getreu dem Harvard-Konzept zu Verhandlungen, hart in der Sache zu bleiben und sachlich-freundlich aufzutreten: Überzeugen durch Professionalität und Kommunikation.
„Regelmäßige Berichte zum aktuellen Status sind entscheidend, um das Vertrauen der Stakeholder zu gewinnen und die Nachverfolgbarkeit der Fortschritte sicherzustellen. Verschiedene Stakeholder stellen unterschiedliche Anforderungen an die Berichterstattung (Anforderungen an die Informationen, Art der Übermittlung, Häufigkeit der Berichte), die Sie berücksichtigen müssen.“
Individual Competence Baseline für Projektmanagement der GPM/IPMA
Stakeholdermanagement: Den Prozess überwachen
Das Stakeholdermanagement ist der Stakeholderanalyse übergeordnet. Zu den Aufgaben des Stakeholdermanagements gehören die Planung und Überwachung der einzelnen Prozesse und Ressourcen.
Stakeholdermanagement ist ein Bestandteil des Risikomanagements im Projekt. Risikomanagement umfasst sämtliche Maßnahmen zur systematischen Erkennung, Analyse, Bewertung, Überwachung und Kontrolle von Risiken.
Risikomanagement ist elementarer Bestandteil des Projektmanagements. Es erhöht die Wahrscheinlichkeit, das Projektziel zu erreichen. Sich nicht mit Risikomanagement und damit auch der Stakeholderanalyse auseinanderzusetzen, ist ein Managementfehler.
Zusammenfassung
In diesem Artikel haben Sie erfahren, was die Stakeholderanalyse als Teil des Stakeholdermanagements auszeichnet.
Sie können jetzt Stakeholder identifizieren und auf einer Einflussskala einordnen.
Sie wissen jetzt, dass man mit der Stakeholderanalyse Risiken im Projekt vermeiden kann. Die Einbindung und Überwachung von Stakeholderinteressen erfordert eine umfangreiche kommunikative Kompetenz vom Projektleiter und allen weiteren Beteiligten.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem Thema? Wurde etwas Wichtiges vergessen und Sie haben Ergänzungen zu diesem Artikel? Dann schreiben Sie jetzt einen Kommentar.
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Bildquelle Titelbild: Antonioguillem
Problemlösetechnik ist gerne dadurch beschleunigt, indem man Stakeholder, von denen man vermutet, dass sie dagegen sind, gar nicht beteiligt. Das funktioniert durch gute, den wahren Gegenstand verschleiernde Titel in der Politik ebenso wie durch die Überschätzung der eigenen Durchsetzungsfähigkeit („die kriegen wir dann schon rum“). Die VUCA Welt hält da nicht nur Reflektionserfordernisse sondern auch ordentliche Regressforderungen bereit, wie der Dieselskandal zeigt.
Das Fass mit den Informationen aufzumachen, führt in der Wahrnehmung zu argen Zeitverlusten in einer kurzlebigen, von schnellen Erfolgserwartungen verwöhnten Welt. Daher: Die Reparaturtrupps wird es noch ewig geben.