www.intelliexperts.de – Das bewusste Ausrichten der Aufmerksamkeit auf klare Ziele, Aufgaben und Prioritäten ist essenziell für eine effiziente und erfolgreiche Umsetzung von Projekten. In diesem Zusammenhang bringen wir Ihnen heute die Methode PRINCE2 näher, die durch ihre Prinzipien sicherstellt, dass der Fokus auf dem liegt, was für die richtige Umsetzung Ihres Projekts wirklich entscheidend ist. Mit ihrer strukturierten Herangehensweise und klaren Leitlinien ist PRINCE2 eine bewährte Methode, um Projekte effektiv zu planen, zu überwachen und erfolgreich abzuschließen.
Prinzipien
Die PRINCE2-Methode steht für „PRojects IN Controlled Environments“ und basiert auf sieben grundlegenden Prinzipien, die den Projektmanagementprozess leiten:
Rechtfertigung des Geschäftsnutzens:
Dieses Prinzip soll sicherstellen, dass ein Projekt während seines gesamten Lebenszyklus’ einen klaren und ständigen Geschäftsnutzen bietet, welcher die Investitionen in das Projekt rechtfertigt. Dieser Nutzen muss vor Beginn des Projekts klar definiert werden und sollte die Ziele und Prioritäten Ihres Unternehmens widerspiegeln.
Lernen aus Erfahrung:
Dieses Prinzip konzentriert sich darauf, dass Unternehmen und Projektteams aus den Fehlern und Erfolgen vergangener Projekte lernen, um so ihre zukünftige Leistung zu verbessern. Um den Lernerfolg zu gewährleisten ist eine systematische Dokumentation von Projekten sowie die ständige Reflexion der Beteiligten über die einzelnen Schritte im Projektablauf unabdingbar.
Definition von Rollen:
Es geht um die klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Projekts. Es muss unterschieden werden zwischen Projektmanagementrollen (Projektmanager, Business Sponsor, Senior User) und den Teamrollen (fachliche und technische Experten, Projektassistenz und weitere). Mitarbeiter mit einer hohen Flexibilität in ihrem Anwendungsbereich werden immer wichtiger.
Management in Phasen:
Dieses Prinzip dient vor allem der Fehlervermeidung und ständigen Überprüfung des Projektprozesses. Das Projekt wird in verschiedene Phasen wie Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss eingeteilt. Am Ende jeder Phase findet eine Überprüfung statt, um Fehler früh zu erkennen und Verbesserungsmaßnahmen festzulegen.
Management durch Ausnahme:
Dieses Prinzip legt Wert darauf, dass das Projektmanagement-Team nur in den Prozess eingreift, wenn es notwendig ist. Das soll sicherstellen, dass das Projekt auf dem Kurs der gesetzten Ziele bleibt. Hierzu werden zu Beginn des Projektes bereits mögliche Schwankungsbereiche definiert, in denen noch nicht eingegriffen werden muss.
Produktfokus:
Dieses Prinzip stellt sicher, dass das Projektteam nicht nur Aufgaben erfüllt, sondern klare und messbare Ergebnisse (die Produkte) liefert. In allen Phasen des Projekts wird auf die Zielerreichung für das jeweilige Produkt geachtet. Zusätzlich wird hier durch die ständige Überwachung des Prozesses eine produktbasierte Qualitätskontrolle gewährleistet.
Anpassungsfähigkeit:
Dieses Prinzip ermöglicht es sich entsprechend den Bedürfnissen und Merkmalen eines Projekts anzupassen. Durch die Anpassungsfähigkeit lassen sich Intensität und Umfang eines Projekts variieren.
Prozesse
Mit der PRINCE2-Methode können Sie Ihre Projekte durch differenzierte Prozesse steuern. Die Struktur der Prozesse stellt sicher, dass Abfolgen von Start bis Ziel systematisch und kontrolliert durchgeführt werden.
Start des Projekts:
Zu Beginn des Projektes finden Aktivitäten statt wie die Identifizierung der Stakeholder, die Erstellung des Projektmandats, die Ernennung des Projektleiters und der Teammitglieder und die Erarbeitung von Vorstudien.
Detailplanung:
Dieser Schritt umfasst die Erstellung des Projektplans, die Zuteilung der Rollen, die Definition des Schwankungsbereichs und die Erstellung umfassender Business Cases.
Steuerung:
Die Projektleitung erhält alle nötigen Informationen über den Projektablauf und den Projektstand, um sicherzustellen, dass der Geschäftsnutzen erreicht wird. Gegebenenfalls können notwendige Budgetänderungen kalkuliert und durch den Lenkungsausschuss freigegeben werden.
Phasenübergangsmanagement:
Vor jedem Übergang in die nächste Phase wird das Projekt analysiert und aktualisiert. Auf dieser Basis entscheidet der Lenkungsausschuss über die Fortsetzung des Projektes.
Projektlenkung:
In diesem Schritt wird die Arbeit innerhalb einer Phase kontrolliert. Der Projektleiter informiert den Lenkungsausschuss über den Projektstand und möglicherweise auftretende Abweichungen.
Produktlieferungsmanagement:
Hier arbeitet der Projektleiter eng mit den Teamleitern zusammen, um sicherzustellen, dass die Produkte gemäß den vereinbarten Bedingungen geliefert werden können.
Abschluss und Anpassung des Projekts:
In diesem letzten Schritt werden die Projektziele auf ihr Ergebnis hin überprüft und ein Abschlussbericht erstellt. Bei Bedarf besteht hier ein letztes Mal die Möglichkeit Änderung beizufügen und diese zu implementieren.
Fazit
Durch seine Prinzipien und Prozesse bietet die PRINCE2-Methode eine stabile Struktur für Ihre Projektpläne. Die wichtigsten Schritte sind akribisch durchgeplant. Durch die ständige Kontrolle bleibt wenig Raum für Fehler – und wenn Ihr Team einen findet, dann kann dieser behoben werden, ohne das ganze Projekt auf den Kopf zu stellen. PRINCE2 lässt sich mit anderen gängigen Methoden verknüpfen, um Ihren Projekterfolg zu garantieren.
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