www.intelliExperts.de – Viele grundlegende Elemente des Projektmanagements lassen sich auf Projekte im Leben jedes einzelnen Menschen anwenden. Wie Sie ganz persönlich vom Projektmanagement profitieren und Job- sowie Privatalltag effizienter meistern, haben wir anhand der wichtigsten Projektmanagement-Werkzeuge für Sie zusammengestellt. Ein Umdenken lohnt sich! Unser Methodenwissen…
Communication is key! Offen und oft miteinander sprechen
Das sogenannte Daily Scrum oder Daily Stand-Up ist fester Bestandteil jeder agilen Projektmanagement-Vorgehensweise. Mit einem Zeitfenster von maximal 30 Minuten – zu empfehlen sind je nach Bedarf 10 bis 15 Minuten – kommen alle Projektbeteiligten einmal am Tag zusammen, um sich über den Projektstatus auf dem Laufenden zu halten. Hier wird offen und ehrlich, sowie kurz und knapp auf das Wesentliche eingegangen und mögliche Störfaktoren aufgetan sowie im Anschluss eliminiert. Nur wenn alle Teammitglieder auf dem gleichen Wissensstand sind, lässt sich auch effektiv am gleichen Strang ziehen. Von einem offenen Miteinander und direkten Austausch profitiert jegliche Art der Kommunikation – ob unter Kollegen, Freunden oder Familienmitgliedern. Das geht am Frühstückstisch oder auf der gemeinsamen Fahrt zur Arbeit oder Schule.
Zeitmanagement: Sinnvoll planen
Einer der wohl entscheidendsten Faktoren des projektbewussten Handelns ist die Art und Weise, wie mit der kostbaren Ressource „Zeit“ umgegangen wird. Kürzere Planungs- und Feedback-Zyklen sowie Entscheidungswege können Stunden oder sogar Tage einsparen. Wie definiert sich also der Begriff „Zeitmanagement“? Es geht, vereinfacht erklärt, um die bewusste Kontrolle der aufgebrachten Zeit für bestimmte Arbeitsaufgaben mit dem Ziel, die persönliche Effizienz zu steigern. Zeit zu fokussieren ist aber leider alles andere als ein einfacher Prozess.
Beitrag: Zeit- und Selbstmanagement
Üblicherweise gilt ein Projekt als erfolgreich beendet, wenn der definierte Projektumfang geliefert, die geforderte Qualität erfüllt und das definierte Budget nicht überschritten wurden. Den Aspekt der Termintreue darf man in diesem Kontext nicht als stures Abarbeiten definierter Aufgaben sehen – er ist vielmehr ebenfalls ein Teil des Projekterfolges.
Am Anfang steht das magische Dreieck der Projektarbeit Zeit-Kosten-Leistung, an dem man stets die Ressourcen und deren Planung auszurichten hat. Ändert sich im Verlaufe des Projektes einer der drei Parameter, muss mindestens einer der beiden anderen Parameter angepasst werden. Die folgende Abbildung macht das deutlich. Gibt es beispielsweise neue Qualitätsanforderungen, müssen mehr Ressourcen (Kosten) in das Projekt gesteckt werden und / oder muss der Termin verändert werden.
Effizienz: Kleine, realistische Zielen setzen
In der klassischen Projektarbeit hat man das Endziel, das „Große Ganze“ vor Augen und strebt in allem Tun und Handeln dieses Ziel an. Effizienter im Sinne des agilen Managements ist für den Alltag jedoch, „Schritt für Schritt“ voranzugehen und sich Zwischenziele zu setzen. So kann man sich zum einen besser auf wesentliche To-Dos konzentrieren und zum anderen schneller auf mögliche Änderungen reagieren. So lassen sich auch (Zwischen-)Ziele nachträglich anpassen – ein wichtiger Aspekt. Statt Gefahr zu laufen, sich mit zu vielen Parallelarbeiten zu übernehmen oder in Stress zu geraten, arbeiten Sie besser mit voller Konzentration am nächsten kleinen Erfolg und planen mehrere Feedback-Zyklen ein, die der kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsabläufe dienen.
Das richtige Maß halten
Nach Feierabend sollten Sie sich eher auf „kleine“ To-Dos stürzen, als nach 18:00 Uhr noch die komplette Sport-Einheit der Woche durchziehen zu wollen oder die schon viel zu lange liegengebliebene Steuererklärung auf einmal anzugehen. Setzen Sie sich realistische Ziele, auch wenn dies bedeutet, eine Nummer kleiner zu planen. Die Erfolgserlebnisse häufen sich, im Gegenzug entfällt die Enttäuschung, gewisse im Vorfeld vorgenommene Aufgaben wieder nicht geschafft zu haben. Das frustriert und macht auf die Dauer unglücklich.
Beitrag: Für Qualität und gegen Ineffizienz im Projekt: Erfahrungen eines Projektleiters
Wie ordnen Sie Ihre Aufgaben sinnvoll nach Prioritäten und Terminen?
Visualisierung: Informationen für alle sichtbar machen
Die agile Vorgangsmethode Kanban ist stark geprägt vom Aspekt der Visualisierung der einzelnen Aufgaben. Hier kommt ein sogenanntes Kanban-Board zum Einsatz. Die einzelnen To-Dos werden in bestimmte Listen einsortiert und der Projekt-Status ist für alle klar erkennbar. So ist jeder auf dem gleichen Wissensstand. Der Fluss des Projekts ist damit sichergestellt und Fortschritte sind klar erkennbar. Im weitesten Sinne gleicht diese Gruppierung einer Art Checkliste, die es gilt, Stück für Stück abzuarbeiten. So gerät kein Element in Vergessenheit oder wird übersehen.
Nun ist die Vorstellung, zu Hause ein White Board für die Familie aufzustellen und Aufgaben zu verteilen sicherlich etwas “überambitioniert”. Die Assoziation mit dem Joballtag ist dann vermutlich zu naheliegend. Doch wesentliche Elemente, wie etwa das Untergliedern in verschiedene Stadien oder der Aspekt, die anderen über seine Tätigkeiten zu informieren, kann Konflikten vorbeugen und Klarheit schaffen. Auch eine übertragene Art der “Rollenverteilung”, wie sie im Scrum Prozess gelebt wird, kann beim ganz persönlichen Aufgabenmanagement in der Familie oder Wohngemeinschaft helfen.
Beitrag: Agiles Projektmanagement – Scrum und Kanban
Energie und Resilienz
Erledigen Sie wichtige, neue und daher individuelle Aufgaben im Idealfall dann, wenn Sie sich geistig und physisch am fittesten fühlen. Verschieben Sie gewisse Routine-Tasks auf den späten Nachmittag oder eben in das kleine „Mittagstief“. Dabei ist es essenziell, kleine Ruhepausen einzurichten, um zwischendurch Kraft zu schöpfen und den Kopf frei zu machen. Eine gewisse Balance zwischen Arbeits- und Ruhephasen muss sichergestellt werden. Denken wir in größeren Dimensionen, kommt zusätzlich die Work-Life-Balance ins Spiel. Beide Bereiche, Job- und Privatleben, sollten so effizient und ressourcensparend wie möglich organisiert werden. Je besser Sie Ihre Freizeit strukturieren, umso mehr Zeit bleibt neben Routine-Aufgaben für die wichtige Erholung übrig. Führen Sie sich immer wieder folgende Fragen vor Augen – egal ob im Job oder privat:
- Welche nicht effektiven Tätigkeiten nehmen zu viel Zeit in Anspruch?
- Ist das, was ich in einem bestimmten Zeitraum erledige, überhaupt sinnvoll?
- Steht die dafür benötigte Zeit auch im richtigen Verhältnis zu der Zeit für eine andere Aufgabe?
Fazit
Projektmanagement-Methoden sind gut in den Alltag integrierbar. Sie müssen stets auf das Projekt angepasst werden und helfen Struktur und Übersicht zu behalten. Davon kann man sich im Alltag eine Scheibe abschneiden!
