www.intelliExperts.de – Das Team vom Projektassistenz-Blog bedankt Sich herzlich bei allen Teilnehmern der Umfrage! Wir haben dadurch ein detailliertes Bild von der Projektkommunikation erhalten, das wir Ihnen gerne in folgendem Beitrag vorstellen.
Hintergrund
Wir wollten wissen, wie sich die Projektkommunikation über die Zeit verändert hat und haben 2017 und jetzt nach den verwendeten Kommunikationsmitteln sowie den Problemen bei der Kommunikation gefragt. Außerdem baten wir um die Schilderung eigener Erfahrungen aus dem Projektalltag.
Die aktuelle Umfrage lief vom 30. Juni 2020 bis zum 13. Juli 2020 und hatte das Ziel, zusätzlich mögliche Veränderungen durch den Corona-bedingten Lockdown festzustellen.
Durch die kleine Grundgesamtheit verzichten wir bei der Präsentation der Ergebnisse weitestgehend auf numerische Darstellungen. Im Folgenden lesen Sie unsere Interpretation der Antworten.
Welche der nachfolgenden Kommunikationsmittel verwenden Sie bevorzugt im Projektmanagement? (Top 5)
| 2017 | 2020 | Corona |
| Meeting in der Gruppe | Videokonferenz | |
| Meeting in der Gruppe | ||
| Persönliches Gespräch | Persönliches Gespräch | Meeting in der Gruppe |
| Telefon | Videokonferenz | Telefon |
| Collaboration Tools | Collaboration Tools | Collaboration Tools |
Interpretation
Die Videokonferenz lag 2017 noch auf Platz 6, hat sich über die drei Jahre aber auf Platz 4 der Nutzung entwickelt. Das heißt, dass Videokonferenzen auch vor Corona bereits deutlich beliebter waren. Durch den Lockdown in der Coronakrise wurde sie jedoch sehr schnell zur am meisten genutzten Kommunikation in den Unternehmen.
Interessanterweise ist das Telefon offensichtlich immer unbeliebter geworden, hat aber durch den Lockdown wieder an Beliebtheit gewonnen. Die E-Mail ist und bleibt eines der am meisten genutzten Kommunikationsmittel noch vor dem persönlichen Gespräch und mittlerweile auch vor dem Meeting in der Gruppe.
Fazit
Das Medium Videokonferenz hat in der Krise bewiesen, dass es ein effektives und effizientes Mittel zur Kommunikation sein kann, das überdies auch noch sehr viel Zeit und Geld spart. Alle sind sich einig darüber, dass sie die persönliche Kommunikation nicht ersetzen kann. Aber sie wird sich auf hohem Niveau etablieren und zum Beispiel Flüge am selben Tag hin und zurück für ein zweistündiges persönliches Treffen überflüssig machen.
Bedenklich ist, dass die E-Mail einem Telefonat oder einem persönlichen Gespräch vorgezogen wird. Leider auch in den vielen Fällen, in denen sie als asynchrone Kommunikation ein sehr hohes Risiko von Missverständnissen birgt. Missverständnisse sind aber insbesondere im Projektmanagement unbedingt zu vermeiden.
Welche Probleme begegnen Ihnen im Projektalltag regelmäßig, vor allem in Bezug auf Kommunikation? (Top 5)
| 2017 | 2020 | Corona |
| Informationen in der Antwort sind nicht ausreichend / zielführend | Informationen in der Antwort sind nicht ausreichend / zielführend | Informationen in der Antwort sind nicht ausreichend / zielführend |
| Termine oder Deadlines werden nicht eingehalten | Antwortdauer ist unangemessen lang | Antwortdauer ist unangemessen lang |
| Die besprochenen Inhalte werden falsch umgesetzt / verstanden | Termine oder Deadlines werden nicht eingehalten | Zusagen werden nicht eingehalten |
| Antwortdauer ist unangemessen lang | Zusagen werden nicht eingehalten | Termine oder Deadlines werden nicht eingehalten |
| Zusagen werden nicht eingehalten | Es kommt gar keine Antwort | Es kommt gar keine Antwort |
Interpretation
Es ist erschreckend, dass das größte Problem über die Zeit offensichtlich nicht ausreichende oder nicht zielführende Antworten auf Fragen innerhalb des Projektes ist. Es drängen sich zwei Fragen auf.
Woran liegt das?
Die anderen Antworten auf den nachfolgenden Plätzen könnten einen Hinweis geben. Zu lange Antwortzeiten, nicht eingehaltene Zusagen oder nicht eingehaltene Termine deuten auf Zeitmangel hin. Anscheinend wird der Druck immer größer. Immer mehr Projekte werden gemacht, Ergebnisse und Veränderungen werden immer schneller erwartet, Personal wird eingespart, was zu einer weiteren Überlastung der verbliebenen Mitarbeiter führt. Die Forderung nach „schneller, schneller, schneller“ und der falsch verstandene Begriff der Agilität führen zu Druck und schlechter Qualität. Das kann nicht im Sinne der Unternehmensführung sein.
Was können der Fragesteller und der Beantworter tun, um das zu verhindern?
Es gibt zwei Erfolgsrezepte für den Fragesteller / Anforderer: Gemeinsam mit dem Beantworter einen realistischen Termin für die Antwort abstimmen und festlegen und die Einhaltung kontrollieren und durchsetzen. Deutlich vor dem Fälligkeitstermin den Beantworter fragen, welche Gründe ihn voraussichtlich an einer fristgerechten Beantwortung hindern und ihm helfen, diese Hindernisse zu beseitigen. Notfalls muss ein neuer Termin gefunden werden, der die Umstände der neuen Situation berücksichtigt.
Der Beantworter muss vor seiner Zusage eine realistische Schätzung der Dauer vornehmen und mit dem Anforderer abstimmen. Notfalls muss er die Aufgabe ablehnen. Nach seiner gegebenen Zusage muss er seinen Fokus und seine Priorität so festlegen, dass er seine Zusage auch einhalten kann.
Fazit
Insgesamt ist das Ergebnis wirklich alarmierend, weil die Qualität von Projekten stark leidet. Und wenn Projekte nicht erfolgreich sind, können auch die Veränderungsziele, die durch die Projekte umgesetzt werden sollen, nicht erreicht werden. Viele Unternehmen haben sich aber große Veränderungen vorgenommen: digitale Transformation, Umstellung auf Dienste aus der Cloud, Einführung agiler Prozesse, Umstellung auf SAP S4 / HANA, Integration von gekauften Unternehmen, Internationalisierung, um nur ein paar Beispiele zu nennen. Gute Kommunikation, Zuverlässigkeit und Offenheit sind Voraussetzung für erfolgreiche Projekte. Das durchzusetzen ist Aufgabe des Managements und der Mitarbeiter. Es geht nur gemeinsam!
Wie zufrieden sind Sie grundsätzlich mit der Kommunikation im Projektalltag? (1 = überhaupt nicht zufrieden, 6 = vollkommen zufrieden)
| 2017 | 2020 | Corona |
| 4,0 | 3,6 | 3,3 |
Interpretation / Fazit
Die grundsätzliche Zufriedenheit mit der Kommunikation im Projektalltag nimmt offensichtlich permanent ab. Das ist fatal, weil Projektmanagement auf gut funktionierende Kommunikation angewiesen ist. Klappt der Austausch von Informationen nicht, ist das Projekt zum Scheitern verurteilt! Die Grundregeln guter und erfolgreicher Kommunikation sind allseits bekannt. Zumindest sollten sie das sein. Die Frage ist, warum werden sie nicht angewendet und umgesetzt? Wahrscheinlich fehlen Strukturen und Werkzeuge. Viel mehr noch fehlt es aber an der konsequenten Anwendung und dem Mut zum „Nein“ sagen. Denn wenn jemand überfordert ist mit dem Arbeitspensum, leidet die Kommunikation zwangsläufig. Daran müssen alle arbeiten, sonst dürfen wir uns über immer mehr gescheiterte Projekte nicht wundern.
Wie gehen Sie für sich persönlich mit dem Thema Covid19 im Arbeitsalltag um? Schildern Sie uns Ihre Erfahrung.
Diese offene Frage liefert in ihren Antworten ein Spiegelbild der Gesellschaft und ihrer Einschätzung der aktuellen Lage. Die Antworten reichen von „ganz entspannt“ und „keine Probleme“ über „pragmatisch“ bis „Mir geht es auf den Zwirn“. Einige der Befragten gaben Einblicke in ihre jeweilige individuelle Situation als Freiberufler, hier einige Beispiele:
- „Aufgrund von Covid19 werden die angefragten Projekte entweder bis auf Weiteres verschoben oder ganz gestoppt. Die Firmen sind verunsichert darüber, wie es überhaupt weitergehen soll. Mein Skill ist zwar sehr gefragt, wird aber aufgrund von Sparmaßnahmen dennoch kaum angefragt oder eingesetzt.“
- „Der Kommunikationsaufwand hat sich verdoppelt. Die Stimmung im Team ist schwer zu kontrollieren. Durch den Zusatzaufwand hat sich die Zahl der fakturierten Stunden erhöht. Das Projekt insgesamt läuft langsamer.“
- „Home Office anstelle Büro, mit entsprechend vielen Telkos – es ist aufwändiger und alles muss organisiert werden, da es die Kaffeeküche nicht gibt und auch das zufällige Treffen mit einem Kollegen auf dem Flur oder beim Essen.“
- „Pragmatisch; es hat sich eigentlich nicht viel geändert. Die Arbeit von zu Hause aus empfinde ich als angenehm. Nur das manchmal notwendige Vieraugengespräch fehlt. Allerdings erleichtert das Arbeiten im Home Office die Konzentration. Der Arbeitsalltag hat sich also weder verbessert noch verschlechtert.“
- „Ich schätze die Möglichkeit sehr, im Homeoffice zu arbeiten, insbesondere die Zeitersparnis in Bezug auf den Arbeitsweg. Die Sorge um den Arbeitsplatz führt allerdings auch dazu, dass ich zu Hause mehr arbeite als im Büro.“
Gesamtfazit
Insgesamt zeigt die aktuelle Umfrage erwartbare Ergebnisse (starke Nutzung von Videokonferenzen und das Fehlen persönlicher Kontakte). Darüber hinaus ergibt sich allerdings – unabhängig von der aktuellen Krisensituation – ein sehr negatives Bild der Projektkommunikation. Mit fatalen Folgen, wie oben bereits beschrieben.
Auch die letzte Frage nach den zukünftig gewünschten Themen unseres Blogs zeigen deutlich den Bedarf an Informationen zu den Grundlagen des Projektmanagements und der Kommunikation. Dazu zählen unter anderen:
- PMO und Projektmanagement
- Veränderungsmanagement
- Projektcontrolling
- Zeitmanagement
- Agilität
- Multikulturelle Themen
Insgesamt gab es 29 Themenwünsche, die wir sehr gerne aufgreifen. Freuen Sie sich auf spannende und informative Beiträge! Gerne laden wir Sie auch ein, uns Gastbeiträge zu schicken, die wir nach Abstimmung auf unserem Projektassistenz-Blog veröffentlichen.
P.S. Der Name „Projektassistenz-Blog“ mag den einen oder anderen Leser in die Irre führen. Er hat „historische“ Gründe. Bei der Gründung von intelliExperts GmbH lag die Spezialisierung der Dienstleistung auf dem Bereich Projektassistenz und PMO. Mittlerweile sind wir eine der führenden Vermittlungsagenturen für Projektexperten aller Art: von der Projektassistenz bis zum Projektleiter und Programmmanager.
