Künstliche Intelligenz (KI) umgibt uns jeden Tag. Übersetzungen, Bild- und Gesichtserkennung, Chatbots oder selbstfahrende Autos sind nur einige Anwendungsfelder, die ohne sie im heutigen Ausmaß unvorstellbar wären. Auch im Projektmanagement gibt es Instrumente, die auf selbstlernende Algorithmen zurückgreifen. Inwiefern wird KI die Projektarbeit noch verändern?
Kommt man auf den Begriff Künstliche Intelligenz zu sprechen, dann denken nicht wenige an Roboter, die Menschen früher oder später ersetzen werden – Hollywood sei Dank. Doch während Roboter nur Befehle ausführen, kann KI mehr. Sie ist selbstlernend und entwickelt Lösungen für Probleme auf der Grundlage von gemachten Erfahrungen. Sie lernt Beispiele, verallgemeinert diese und wendet sie auf andere Bereiche an. Sei es für den besten Nachhauseweg durch den Feierabendverkehr oder der Anzeige von personalisierter Werbung im Internet. Das Themenfeld selbstlernender Algorithmen ist riesig – und lässt sich auch im Projektmanagement anwenden.
Künstliche Intelligenz im Projektmanagement einsetzen
Projektarbeit lässt sich auf fünf Kernbereiche reduzieren, die bei den allermeisten Vorhaben gleich sind:
- Planung
- Führung und Organisation
- Ressourcenmanagement und -einsatz
- Kommunikation (Stakeholder, Team, Kunde)
- Management (Projekt, Problem, Lösungen)
Vier dieser Kernbereiche basieren im Grunde genommen auf Datenmaterial. Dieses dient der Artificial Intelligence (engl. für Künstliche Intelligenz) als Gerüst, um das Projektmanagement effizienter zu machen. Zeit, Kosten, Qualität, Optimierungsvorschläge, Handlungsempfehlungen: Ein Algorithmus, der eigenständige Schlüsse zieht, kann dem Projektteam die besten Vorschläge machen, wann die Abarbeitung der jeweiligen Aufgabe Sinn ergibt.
KI macht Projekte effizienter
Bei der Planung eines Projekts erlaubt zum Beispiel die intelligente Projektmanagement-Software des US-Entwicklers Wrike ein Durchsuchen aller gewünschten Dokumente, um so die Informationen zu finden, die das Projektteam braucht. Selbstlernende Algorithmen haben das Potential Prozesse zu vereinfachen und so Projektmanagement grundlegend zu verändern. Denn wer an zunehmend komplexen Projekten arbeitet, verliert gerne mal die Übersicht vor lauter Verträgen, E-Mails, Terminkalendern, Zuständigkeiten und Excel-Tabellen.
Anwendungen, wie beispielsweise die des deutschen Unternehmens aribis, sind in der Lage, die für das Projekt vorgesehenen Ressourcen zu analysieren und zum bestmöglichen Zeitpunkt einzusetzen. Bei unvorhergesehenen Veränderungen oder Problemen werden Lösungsmodelle ermittelt – abhängig von der jeweiligen Situation. Die KI unterscheidet, ob ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt oder ob sich der Marktpreis einer Ressource verändert. Außerdem zeigt die Software Effizienzsteigerungspotentiale in der gesamten Organisation auf.
Auch das Management profitiert von KI-Anwendungen: Es hilft dabei, durch umfangreiche Analysen und auf der Grundlage verschiedener Faktoren, bessere Entscheidungen zu treffen. Herausforderungen, denen eine hohe Komplexität zu Grunde liegt, können mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz gemeistert werden. Davon betroffen ist beispielsweise die Autoindustrie. Hier kann KI für repetitive und operative Management-Aufgaben zum Einsatz kommen.
Künstliche Intelligenz im Projektmanagement: „Soft Skills“ werden immer wichtiger.
Was intelligente Software (noch) nicht leisten kann
Dabei sollen selbstlernende Computer die Tätigkeit von Mitarbeitern keineswegs ersetzen. Schließlich können Maschinen Dinge wie Empathie, Strategie und Kreativität nicht leisten. Dies macht sich vor allem im Bereich Kommunikation im Projekt bemerkbar. Auch in Zukunft werden die Projektmitglieder und das Management miteinander sprechen und diskutieren, um ein Projekt erfolgreich zu bestreiten. Kommunikation, und alle Nuancen und Feinheiten, die dazu gehören, kann (noch) keine Maschine leisten – und wird es auch auf absehbare Zeit nicht können.
KI-basierte Einsatzmöglichkeiten sollen vielmehr dabei unterstützen, die Tätigkeiten eines Projektmitarbeiters oder des gesamten Teams zu verbessern. Wenn zum Beispiel das Projektbudget überschritten wird, kann der Algorithmus unterschiedliche Projekte miteinander vergleichen und daraus Schlüsse ziehen. Hieraus die richtige Strategie abzuleiten, die auch weiche Faktoren berücksichtigt, kann nur von Menschen geleistet werden.
Die Bedeutung von „Soft Skills“
Die Künstliche Intelligenz wird Jobs, Prozesse oder Geschäftsmodelle nur in den allerwenigsten Fällen vollständig ersetzen. Menschliche Tätigkeiten sollen durch sie vielmehr sinnvoll ergänzt werden und einen Mehrwert für das Projektteam schaffen. Der Freiraum für sinnstiftende und relevantere Aufgaben vergrößert sich. Laut einer 2017 durchgeführten Umfrage von PriceWaterhouseCoopers verspricht sich dies auch mehr als die Hälfte (52%) der Deutschen von Künstlicher Intelligenz. Wenn datengestützte Algorithmen zukünftig administrative Aufgaben übernehmen, führt dies dazu, dass die oft zitierten „Soft Skills“ eine größere Bedeutung gewinnen. Neue Kernaufgaben für Projektmitarbeiter sind dann:
- Entwicklung kreativer Lösungen
- Erkennen von Innovationspotential und gezielter Förderung
- Realisierung von Innovationen und Weiterentwicklung
- Lösung von Konflikten und vorausschauendes Handeln
Das sind die Fähigkeiten, die keine Maschine übernehmen kann – und die Menschen der KI voraushaben. Empathie, Kreativität und Flexibilität sind die Parameter, die das Projektmanagement schon heute beeinflussen und in der Zukunft bestimmen werden.
Die Anwendungsbereiche von Künstlicher Intelligenz sind vielfältig. Die Chancen, Projekte effizienter zu gestalten ist groß. KI soll hier jedoch keine Menschen ersetzen, sondern ihnen sinnvoll zuarbeiten, um dadurch Risiken zu minimieren und Fehler zu vermeiden. Für im Projektmanagement tätige Menschen ergeben sich so neue Anforderungsprofile, die mehr auf „weiche Faktoren“ setzen.
