www.intelliExperts.de – Eine effektive Projektleitung ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg jedes Projekts, unabhängig von seiner Größe oder Komplexität. Der Projektleiter spielt eine zentrale Rolle bei der Planung, Organisation, Durchführung und Überwachung aller Aktivitäten, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen.
Um eine bessere Übersicht zu schaffen, staffeln wir die Aufgaben einer Projektleitung in die folgenden drei Teilbereiche:
Projektplanung
Teammanagement
Projektsteuerung
Anmerkung: die folgenden Aufzählungen stellen keine zeitliche Abfolge dar.
Projektplanung
- Erstellen des Projektstrukturplans
- Festlegen eines Projektmanagementmethode
- Analyse des Projektumfelds
- Erstellen des Projektbudgets
- Planen aller Ressourcen
- Definieren der Projektziele
- Festlegen der Meilensteine
- Erstellen eines Risikoregisters Erstellen eines Kommunikationsplans
- Erstellen eines Zeitplans
- Verhandeln und abschließen von Verträgen mit externen Partnern
- Analyse aller Interessenvertreter (Stakeholder)
- Auswahl des Projektteams
- Festlegen der Verantwortungsbereiche im Team
- Festlegen und bekanntmachen der Rahmenbedingungen
- Organisieren einer Kick-Off-Veranstaltung
- Planen von Workshops zur Teambildung
- Definieren von Zuständigkeiten in Meetings
- Planen der Feedbackrunden und ihrer Regelmäßigkeit
- Erstellen des Projekthandbuchs
Teammanagement
- Organisieren und Leiten von Teammeetings
- Lösen von Konflikten innerhalb des Teams oder mit anderen Personen außerhalb des Teams
- Überwachen der Qualitätsstandards
- Führen von Feedbackgesprächen
- Planen von Schulungen für Teammitglieder
- Anpassen der Projektstruktur bei Bedarf
- Beurteilen von Leistungen des Teams
- Sicherstellen, dass rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten werden
- Vertreten des Teams gegenüber Stakeholdern und Kunden
- Schaffen einer positiven Arbeitsatmosphäre
Projektsteuerung
- Bewerten und genehmigen von Änderungsanträgen
- Überwachen der Vereinbarungen in Verträgen mit externen Partnern
- Vornehmen strategischer Anpassungen bei Bedarf
- Berichten des Projektstatus an Lenkungsausschuss und Stakeholder
- Sicherstellen offener Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten
- Nachverfolgen von Lieferungen und Leistungen
- Verwalten von Projektänderungen
- Einholen von Stakeholder-Feedback
- Durchführen des Projektabschlusses
- Durchführen der Abschlusskalkulation vornehmen
- Erstellen eines Abschlussberichts
- Archivieren des Projekts
- Organisieren einer Projektabschlussfeier
Fazit
Sie sehen, dass ein beträchtlicher Teil der Verantwortung eines Projektleiters bereits in der Projektplanung liegt. Diese Erkenntnis spiegelt sich auch in unserer langjährigen Erfahrung mit erfolgreichen Projekten wider. Die professionelle Vorbereitung des Projekts ist Voraussetzung für den erfolgreichen Projektabschluss.
Der Projektleiter steht also während des gesamten Projektzeitraums unter ständigem Druck. Dies führt oft dazu, dass die wirklich wichtigen Aufgaben vernachlässigt werden. Diese Situation ist in der Praxis unserer Erfahrung nach weit verbreitet und deswegen müssen Maßnahmen ergriffen werden, die den Projektleiter entlasten. Die wohl offensichtlichste Maßnahme ist der Einsatz einer professionellen Projektassistenz, an die der Projektleiter administrative Aufgaben und einen Teil der Führungsverantwortung delegieren kann. Somit kann sich der Projektleiter den wichtigsten Aufgaben mit voller Aufmerksamkeit widmen.
Wenn Sie mehr über die Aufgaben und Verantwortungen einer Projektassistenz en détail erfahren wollen, dann empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag zu diesem Thema.
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